Arctic Paper, är en ledande europeisk tillverkare av grafiskt papper och förpackningsprodukter av premiumkvalitet. Passionen för finpapper bygger på århundraden av erfarenheter och expertis. Arctic Paper Grycksbo grundades år 1740 och 1871 invigdes bruket i Munkedal. Idag finns också ett tillverkande bruk i Polen.
Att automatisera och effektivisera processer för att minimera så många manuella moment som möjligt, har alltid stått högt på agendan hos Arctic Paper. Förra året var det dags för löne- och HR-systemen. De anser att en modern arbetsplats behöver vara digitaliserad för att attrahera medarbetare idag. I Sverige arbetar 650 anställda vid de båda bruken Grycksbo och Munkedal. I hela koncernen arbetar totalt 1 200 personer.
Kaj Hansson är koncernens HR-chef och har varit drivande projektägare under införandet av nytt lön- och HR–system. Ganska nyligen gick de in i förvaltningsläge efter införandet av HR-plus 8 och Talent Solutions. Samtliga lösningar från Visma. De båda bruken, Grycksbo och Munkedal har historiskt arbetat i olika lönesystem, Agda PS och HR-plus 6 samt i Medvind WFM för schemaläggning och bemanning.
Vad var anledningen till att det blev HR-plus 8 och inte ett system från en annan leverantör?
– Vi ville harmonisera HR-processerna på bruken och gjorde en förstudie där vi tittade brett på marknaden. Ett antal, för oss viktiga kriterier, gjorde att vårt val föll på HR-plus 8. Med gemensamma enhetliga system, effektiva processer och automation, har vi stora möjligheter att stötta och hjälpa varandra över de olika bruken. Vi har valt att satsa stort på HR inom koncernen. Idag har vi en löneansvarig på respektive bruk och totalt 10 medarbetare som jobbar med HR.
Vad har blivit den största skillnaden efter införandet av lönesystemet HR-plus 8?
– Ett harmoniserat arbetssätt definitivt, men också större användarvänlighet och tillgänglighet. Affärsnyttan är stor då all data är tillgänglig. Mycket självservice hos medarbetare och chefer skapar också effektivitet.
– Ett projekt som detta är inte ett IT-projekt utan mer ett affärsprojekt. För IT blir det nya arbetssätt att hantera då vi inte längre har systemen lokalt installerade. Samtliga system levereras som molntjänster från Visma och är integrerade med varandra från start, vilket underlättar. Vi kommer att fortsätta att integrera med våra interna system för mer automation och mindre manuellt arbete.
Du är också IT-ansvarig och jobbar mycket med cybersäkerhet i koncernen. Hur har tankarna gått kring säkerhet och molntjänster?
– Säkerhet står givetvis högt på agendan i och med att det är persondata vi hanterar i de här systemen. Att hantera systemen själva lokalt med alla cyberhot känns generellt som en växande utmaning för företag idag.
– Vi känner oss därför väldigt trygga med Vismas hantering av vår data i de system som driftas, i deras datacenter. Att det sker med hög kvalitet, säkerhet och ett systematiskt arbetssätt, med bland annat ISO 27001-certifiering, känns tryggt.
Intervju med Kaj Hansson, Arctic Paper 9 mars 2023