I Trollhättans Stad samarbetar schemaläggare med artificiell intelligens, för att snabbt ta fram scheman som sparar tid, skattepengar och värnar hälsan för kommunens vård- och omsorgspersonal.
Det är onekligen en konst att lägga bra schema för kommunens vård- och omsorgspersonal. Förutom bemanningsbehovet, alla regler och tjänstgöringsgrader behöver schemaläggaren ta hänsyn till krav på sammanhängande vila, olika rättviseaspekter och enskilda önskemål.
Trollhättans Stad centraliserade omsorgens schemaläggning för ett par år sedan, vilket gav flera mätbara effekter. Men trots den samlade kompetensen, slukade arbetet ändå mycket tid. Så var det fram till våren 2021, då kommunen kom igång med Autoschema, ett nytt verktyg i bemanningsystemet Medvind WFM.
– Nu tar maskinen snabbt fram ett bra grundschema som våra erfarna schemaläggare sen kan finjustera. Jag är imponerad av hur snabbt den här tekniken går framåt, säger Håkan Svensson, bemanningsstrateg i Trollhättan Stad.
Artificiell intelligens optimerar schema utan att dela turer
Att grundschemat kan tas fram med ett knapptryck, öppnar för nya möjligheter. Nu bistår avdelningen kommunens chefer med bättre beslutsunderlag, genom att enkelt simulera hur en viss förändring påverkar bemanningen.
– Till exempel vill vi komma bort från delade turer, samtidigt som vi vill använda våra resurser så effektivt som möjligt. Idag kan vi snabbt testa och se vad det får för effekt om vi kortar ner eller förlänger passen, samtidigt som vi instruerar maskinen att skapa ett schema utan delade turer.
Tekniken som gör det hela möjligt innehåller artificiell intelligens med förmågan att ta fram det mest optimala resultatet, givet villkoren. Ju bättre interaktion mellan schemaläggaren och tekniken, desto bättre blir resultatet.
– Till hösten räknar jag med att vi får till ännu bättre scheman. Den här tekniken har en startsträcka, vi behöver förstå hur det fungerar för att få ut full nytta. Men i slutändan blir värdet mycket högre.
Rätten till heltid – en viktig jämställdhetsfråga
Bra schema är viktigt ur många aspekter. Förutom att det påverkar livet för enskilda medarbetare, deras lön och pension, utgör bra schema grunden till rättvisa. En arbetsgivare sparar också mycket på att använda sina resurser effektivt. Dessutom är det en jämställdhetsfråga och kommunerna har fått i uppdrag att införa heltidsarbete som norm.
– Vi har jobbat på samma sätt inom vården i 50-60 år, nu måste vi få pröva oss fram till nya arbetssätt. Inom en kommun behöver man bli bättre på att samverka och jobba mer med andra enheter. Det är dags att riva väggarna mellan olika verksamheter, säger Håkan Svensson.
Intervju från juni 2021 med Håkan Svensson, bemanningsstrateg i Trollhättan Stad.