Ge gott om tid, och svara på leverantörens frågor

Leverantörerna vill göra ett bra jobb med din anbudsförfrågan och hitta den bästa lösningen. Därför är det viktigt att ge dem tillräckligt med tid för att kunna svara på upphandlingen. Det är också viktigt att du finns tillgänglig för frågor under hela processen. 

I slutet av en upphandling kan det kännas stressigt och du vill bara komma i mål. Ett vanligt misstag är att man då inte ger leverantörerna tillräckligt med tid för att lämna sina svar. Problemet blir dessutom tvåsidigt eftersom leverantören måste skynda onödigt snabbt och du får svar som kan vara svåra att förstå eller inte tillräckliga. Utförligare svar är bättre, men kräver mer tid av leverantören för att ta fram och lämna in.  

Sekretess vid offentlig upphandling

Under en upphandling råder total sekretess tills dess att tilldelning sker. När din upphandling är klar blir upphandlingsdokumenten en offentlig handling vilket betyder att vem som helst kan läsa det. Ofta begär leverantörerna ut dokumenten när upphandlingen är klar, till exempel för att ta reda på varför deras anbud inte valdes och hur de kan utvecklas till nästa gång.

Ett misstag som många upphandlare gör vid en sekretessprövning är att sekretessbelägga allt eller stora delar av upphandlingen. Det blir då svårt för leverantörerna att se om utvärderingen har gått rätt till. Detta kan leda till att en eller flera leverantörer skickar in en överprövning till den förvaltningsrätt som ligger i samma domkrets som den upphandlande organisationen. För att skicka in en överprövning måste leverantören kunna visa att de riskerar att lida skada till följd av sekretessen. 

En prövning kan bli en utdragen process som kommer att försena din upphandling. Därför är det viktigt att du gör en rimlig bedömning utifrån den uppmaning som leverantören har åberopat i sin begäran av sekretess. Det är enklast om du tar kontakt med berörd leverantör och går igenom vilka delar som bör omfattas av en sekretess. Kom ihåg att endast företagshemligheter kan ligga till grund för begäran av sekretess. 

En leverantör har alltid rätt att ansöka om sekretess i en upphandling. För att godkänna detta måste det finnas tydliga och faktiska skäl till varför handlingar ska sekretessbeläggas med information om hur leverantören kan lida skada om handlingarna blir offentliga. Här måste du tänka igenom noga hur du vill hantera sekretessen eftersom du nu vet att de andra leverantörerna kan begära en prövning. 

Bra att tänka på 

  • Ta så lång anbudstid som det behövs - 30 dagar är bara minimitiden.
  • Se till att vara tillgänglig under hela förfarandet för att kunna svara på alla frågor. Svara direkt på alla inkommande frågor från leverantörerna.
  • Sista dag som leverantören kan ställa frågor är normalt 10 dgr innan sista anbudsdag.
  • Om du sekretessbelägger för stora delar blir det svårt för leverantören att se om utvärderingen gått rätt till.

Bonustips!

Med en bra dialog kommer du längre. Kontakta leverantören, var tillgänglig för att svara på frågor och bygg upp en god relation redan från start. Bra upphandlingar bygger ofta på goda relationer mellan den upphandlande enheten och leverantörerna på marknaden. 

Vanliga begrepp - Visma förklarar

Offentlighets- och sekretesslagen
Den lag som styr vilka uppgifter som kan omfattas av sekretess och hur länge. 

Anbudstid
Den tidsperiod som leverantören kan lämna anbud på upphandlingen. 

Offentlighetsprincipen
Innebär att alla har rätt att ta del av offentliga handlingar, i detta fall upphandlingsdokumentet.

Läs mer om

 

 

 

 

Samlingssida för alla delar om upphandling hittar du här.