Vad är e-arkiv

Hur e-arkiv fungerar och används

Ett e-arkiv är en funktion för långtidsbevarande och hållbar hantering av digital information.

Både medborgare och medarbetare i en offentlig organisation, eller alla behöriga i ett företag, kan enkelt ta del av information som finns i e-arkivet i och med att alla handlingar och dokument samlas i en gemensam struktur. Den samordnade informationen blir sökbar med en knapptryckning. Kraven på offentlig sektor kring tillgänglighet och öppenhet kan tillgodoses och servicen förbättras. Informationen blir enklare att bibehålla över tid när standarder och teknik förändras. Möjligheten att följa aktuell lagstiftning förbättras.

Varje kommun, landsting och myndighet har ansvar för sina arkiv. Enligt arkivlagen är arkiven de allmänna handlingar som inkommer till och upprättas i verksamheterna. Ansvaret för att bevara informationen gäller oavsett om den finns i pappersform eller digital form.

Arkivlagen säger att offentlig sektors arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser:

  • rätten att ta del av allmänna handlingar
  • behovet av information för rättskipningen och förvaltningen
  • forskningens behov



E-arkiv är ett steg i digitaliseringen

I dagens offentliga sektor hanteras alltmer information i digital form. Det kan vara texter, bilder, videoinspelningar, ljudupptagningar, kartor, data från mätverktyg med mera. Denna information ska enligt lag arkiveras så att den är hanterbar över mycket lång tid – och det handlar om mycket stora mängder information. För det krävs ett digitalt arkiv, ett e-arkiv.

Exempel på vilken nytta ett e-arkiv gör i organisationen, enligt SKL:

  • Ger en organisation bättre möjlighet att möta kravet på öppenhet
  • Ett e-arkiv ger möjlighet att uppfylla offentlighetslagstiftningen
  • Ger ett effektivt stöd för att elektroniskt kunna lagra och återsöka alla de tusentals handlingar och ärenden som årligen hanteras
  • Bevara handlingar elektroniskt på ett säkert och långsiktigt sätt
  • Det blir enklare att byta verksamhetssystem. Dubbla licenskostnader kan härmed undvikas.
  • Med digitaliserade flöden och elektronisk lagring kan lokalutrymmen minskas och de manuella insatserna kan effektiviseras betydligt
  • Bidrar till en mer transparent organisation och fungerar som navet i verksamhetens informationshantering
  • Med e-arkiv ges förutsättningar för bättre service, tillgänglighet och verksamhetsutveckling

SKL, Sveriges Kommuner och Landsting, definierar ett e-arkiv som en funktion för långtidsbevarande och hållbar hantering av digital information. E‑arkivet är navet i offentlig sektors informationshantering och ska vara hållbart - över tid, ekonomiskt sett, för användarna och ur demokratisk synvinkel.

 

Långtidsbevara information

Enklare tillgänglighet

 

Bättre service

Kontakta oss 

Vismas e-arkiv lösning omfattar alla verktyg din organisation behöver för att lagra information så att den blir möjlig att återsöka, trots förändringar i organisation och processer. Vi hjälper dig välja lösningar som fungerar över tid och följer Riksarkivets föreskrifter.

 

För att ta del av information och aktiviteter på Visma behöver vi ditt samtycke