Jobbar ni fortfarande med att granska varje faktura?
Proceedo effektiviserar era processer for avtals-, beställnings- och fakturahantering.

Fyra fördelar med att införa automatiskt fakturamatchning

Här ger Helena Brynolfsson, tidigare koncerninköpschef med 25 års erfarenhet av inköp, sina fyra fördelar med att införa ett P2P-system med automatiskt fakturamatchning. 

Helena Brynolfsson, tidigare koncerninköpschef med 25 års erfarenhet av inköp, ger 4 råd att ta med sig från whitepaper ”Bye Bye manuell attestering”. 

1. Bättre styrning och kontroll

Ett P2P-system möjliggör proaktiv styrning av inköp mot utvalda leverantörer och att endast godkända leverantörer läggs upp i leverantörsregistret. Därmed kan volymåtagande och annat som utlovats våra leverantörer hållas och vi undviker avtalsotrohet och ”spend leakage”.

Vi motar Olle i grind och slipper en ständigt växande leverantörsbas då nya vilda fakturor kommer in (där vi måste lägga upp leverantören för att betalning ska kunna ske). 

Bättre styrning och kontroll möjliggör att vi kan sätta mål för att reducera både vår leverantörsbas och fakturvolym.

2. Lägre kostnader

Det finns ett flertal besparingar att uppnå genom att införa ett P2P-system med automatmatchning. De är bland annat:

  • Färre fakturor totalt (och manuellt) samt fler automatmatchade fakturor.
  • Färre leverantörer att hantera relationsmässigt och systemadministrativt.
  • Minskade dröjsmålsräntor

För att beräkna kostnadsbesparingar används i ”Bye Bye manuell attestering” en försiktig siffra på SEK 60 (kostnad för att hantera en manuell faktura). Jag har benchmarkingmässigt använt mig av och sett betydligt högre besparingstal. En vanlig siffra brukar vara SEK 150-200.

Färre leverantörer innebär besparingar ur ett process- och tidsperspektiv. Även om det är ovanligt, så förekommer det att organisationer sätter en kostnad för den tids-/administrationsvinst som färre leverantörer innebär. Jag har sett allt från några hundralappar upp till 5.000 kr per leverantör.

Bättre styrning och kontroll innebär att dröjsmålsräntor minskar eller helt uteblir. En besparing som i vissa bolag kan bli en ansenlig summa.

3. Mätning och uppföljning

Fakta och data är A och O inom inköpsområdet och ett bra sätt för inköpsorganisationer att kommunicera. På grund av detta är det värdefullt att sätta mål vid införandet av ett P2P-system och löpande ta ut rapporter för att visa på nuläge, framdrift och resultat. Allt för att skapa medvetande och intresse.

4. Mer tid för värdeskapande arbete

Genom att införa en mer effektiv fakturahantering görs besparingar både ur ett process- och tidsmässigt perspektiv. Andelen icke mervärdeskapande arbete minskas vilket frigör tid för mer mervärdeskapande arbete och högre produktivitet.

 

Avslutningsvis så är Visma Commerces White Paper ett exempel på vad de bästa inköpsorganisationerna gör (kontra de medelmåttiga), det vill säga att de arbetar med:

  • Reducering av komplexitet i data och processer
  • Teknologistöd för automatisering av transaktioner och processer

 

Här finner du länken till whitepapern "Bye Bye manuell attestering"

Läsa Visma Proceedo kundcase?