Spendanalys

Tre saker att tänka på vid spendanalys – Del II: all inköpsvolym och titta inte bara i backspegeln

I det tredje av totalt fyra blogginlägg om spendanalys fortsätter Helena Brynolfsson redogöra för saker att tänka på vid spendanalys. Förutom syfte som diskuterades i förra inlägg är det bland annat viktigt att tänka på att ta med all inköpsvolym. 

I denna blogg fortsätter jag ta upp de två sista av de tre saker som jag tycker är viktiga att tänka igenom inför och under en spendanalys, dvs. all inköpsvolym och titta inte bara i backspegeln.

All inköpsvolym?
Jag beskrev i mitt förrförra blogginlägg att en spendanalys görs genom att mappa in en organisations hela inköpsvolym i olika inköpsområden. Jag skulle nu vilja reflektera över och till viss del ompröva mitt tidigare påstående.

Om du är inköpschef över en relativt koncentrad inköpsverksamhet, dvs. er verksamhet är koncentrerad till färre länder/enheter med en gemensam kontoplan (alternativt ett fåtal) och ett (eller ett fåtal) ekonomisystem så mäktar ni antagligen med att ta med all er inköpsvolym i er spendanalys.

Är du däremot inköpschef för en inköpsverksamhet som är spridd över flera länder och flera affärsområden/divisioner och branscher? Har verksamheten dessutom flera ekonomisystem, kontoplaner och få resurser att göra en spendanalys? Då kanske ni inte mäktar med eller tycker det är värt att få in 100 % av all inköpsvolym initialt. Här kanske vissa små bolag kan exkluderas på grund av arbetsbördan och att t.ex. 95 % av spenden är OK att börja med.

Sist men inte minst, glöm inte att ta med den inköpsvolym som tas via era kortleverantörer så att ni får med t.ex. hela hotell- och taxispenden.

Titta inte bara i backspegeln
En spendanalys är i grund och botten en ögonblicksbild för en organisations inköpsmönster för en given tidsperiod, vanligtvis för 12 månader. Det säger allt om det förflutna, men inget om framtiden.

För att kunna utveckla en framgångsrik inköpsstrategi och proaktivt driva sin inköpsverksamhet så räcker det inte att styra med att enbart titta i backspegeln. Du måste också titta framåt. Har ni inom din organisation ingen systematisk inköpsplanering över flera år så får du som inköpschef helt sonika ta tag i området och själv (eller via dina kategoriansvariga) gå ut och prata med den verksamhet som ni stöttar.

  • Vad ligger i plan och budget för nästa år (och gärna 2 år till)?
  • Kommer volymerna att gå upp eller ner?
  • Kommer vi sluta köpa vissa tjänster/produkter?
  • Kommer det innebära att inköp från vissa leverantörer minskas helt eller delvis?
  • Vilka investeringar är inplanerade?
  • Vad i övrigt kommer att påbörjas som du inte kan se genom att bara titta på historiska siffror?

Med spendanalysen som bas kan du identifiera förbättringsmöjligheter och besparingspotentialer. Med de möten du haft med verksamheten så vet du vad som ligger i plan. Kombinerat så kan du tillsammans med verksamheten ta fram och komma överens om en bruttolista över de besparingsprojekt/-upphandlingar som ska prioriteras för nästa år (och gärna 2-3 år till). Ni kan sätta ett övergripande besparingsmål och tillsammans exekvera strategin. Kommer det oplanerade upphandlingar/projekt under året så kan du hänvisa till er gemensamma projektlista och fråga vad ni ska ta bort (eller äska mer medel för att genomföra det som tillkommit).

Detta arbetssätt ger en bra prioritering, en medvetenhet från verksamheten avseende mängden upphandlingar/projekt och förhoppningsvis arbetsro på inköpsavdelningen.

I nästa blogginlägg, som är det sista i den serie av fyra som jag denna gång skrivit om spendanalys, så reflekterar jag över tre utmaningar med spendanalyser. Läs det här!

/Helena

 

Läs mer om spendanalys i ett whitepaper ”Välkommen spendanalys!”. Klicka här!

Läs alla blogginlägg i serien ”Inköpstankar i tiden”:
1. ”Spendanalysens vad, hur och varför”
2. ”Tre saker att tänka på vid spendanalys. Del I: syfte”
3. ”Tre saker att tänka på vid spendanalys – Del II: all inköpsvolym och titta inte bara i backspegeln”
4. ”Tre utmaningar med spendanalyser”
5. ”Contract Management = avtalsuppföljning eller leverantörsuppföljning? En språkspaning”
6. ”Två framgångsfaktorer vid uppstart av leverantörsuppföljning”
7. ”Hur kan KPI:er utvecklas för leverantörsuppföljning”
8. ”Tre funderingar om direktupphandling”
9. ”Likheter med kategorimappning och gränsdragning vid direktupphandling”
10. ”Kan vi inte bara kalla allt för inköp?”
11. ”Inköparen – en specialist generalist som ställer höga krav på inköpschefen”

Visma Commerces strateg för inköp och upphandling. Helena har arbetat i 25 år med inköp i stora och små bolag, nationellt och internationellt, privat och statligt, i flera olika branscher och inom olika inköpsområden. Helena är även inköpskonsult på ProSourcia och tidigare koncerninköpschef på bland annat PostNord, Lantmännen och Pharmacia.
Kom i kontakt med Helena: