Visma Proceedo

Två framgångsfaktorer vid uppstart av leverantörsuppföljning

Det sjätte inlägget i bloggserien ”Inköpstankar i tiden” handlar om leverantörsuppföljning. Även om leverantörsuppföljning är viktigt och alla vet att det bör göras så prioriteras det ofta ned. Helena Brynolfsson lyfter fram två framgångsfaktorer och ger er tre råd om hur du kan påbörja ditt uppföljningsarbete.

 

Leverantörsuppföljning* blir allt viktigare i takt med att leveransriskerna ökar på grund av ökad specialisering, större inköpsvolymer, globala leverantörer och ökad CSR medvetenhet (Corporate Social Responsibility). Det gäller såväl för privata företag som för den offentliga sektorn.

 

Då detta är ett faktum och forskning faktiskt visar att leverantörer presterar bättre när de mäts, så är det konstigt att leverantörsuppföljning i mångt och mycket fortfarande är ett relativt underutvecklat och underfokuserat område åtminstone när det gäller indirekta inköp.

Jag tror förklaringen är ganska enkel. I ljuset av att många inköpsavdelningar är överbelamrade så hinner man helt enkelt inte med att följa upp och denna del av inköpsarbetet nedprioriteras. Inköpsavdelningen får inte heller någon större draghjälp från företagsledningen då uppföljningsdata ofta inte efterfrågas.

Även om detta är en realitet så har det hänt mycket på senare år. Jag kan notera att analytikerfunktioner har installerats på inköpsavdelningar som traditionellt inte haft dessa och att offentlig sektor anställer både inköpsanalytiker och avtalscontrollers/-förvaltare. Kul! Bra!

Jag tror ingen behöver övertygas om varför leverantörsuppföljning är viktigt och varför det bör göras. Det svåra är att prioritera att det ska göras och framför allt hur.

Min erfarenhet är att det finns åtminstone två framgångsfaktorer att beakta:

 

  • Enkelhet. Det vill säga att ha några få KPI:er som är lätta att följa upp.
  • Relevans. Det vill säga att mäta det som har betydelse (och inte det som är lätt att mäta alternativt de alla andra mäter).

Orsaken för dessa är rätt simpla. Om man tidigare inte alls har hunnit eller kunnat prioritera uppföljning överhuvudtaget, så är det väl klokt att börja mäta några få relevanta KPI:er istället för att helt plötsligt gå Bing Bang och mäta en massa KPI:er som man i slutänden löper risk att inte orka åtgärda.

 

Mina tre råd är:

  • Börja. Istället för att invänta någon gyllene tidpunkt som aldrig kommer att infinna sig.
  • Starta smått. Istället för Bing Bang som ingen orkar med att hålla ut och i.
  • Bygg vidare kontinuerligt. Lär av misstag och ta arbetet steg för steg.

 

I nästa blogginlägg fortsätter jag reflektera över samma ämne och tar upp hur man kan utveckla KPI:er för leverantörsuppföljning. Läs det här!

*) För dig som arbetar inom offentlig sektor så kan avtalsuppföljning vara den benämning ni använder för leverantörsuppföljning.

 

/Helena

Kontakta Visma för att få hjälp med leverantörsuppföljning

Läs samtliga blogginlägg i serien ”Inköpstankar i tiden”:
1. ”Spendanalysens vad, hur och varför”
2. ”Tre saker att tänka på vid spendanalys. Del I: syfte”
3. ”Tre saker att tänka på vid spendanalys – Del II: all inköpsvolym och titta inte bara i backspegeln”
4. ”Tre utmaningar med spendanalyser”
5. ”Contract Management = avtalsuppföljning eller leverantörsuppföljning? En språkspaning”
6. ”Två framgångsfaktorer vid uppstart av leverantörsuppföljning”
7. ”Hur kan KPI:er utvecklas för leverantörsuppföljning”
8. ”Tre funderingar om direktupphandling”
9. ”Likheter med kategorimappning och gränsdragning vid direktupphandling”
10. ”Kan vi inte bara kalla allt för inköp?”
11. ”Inköparen – en specialist generalist som ställer höga krav på inköpschefen”

Visma Commerces strateg för inköp och upphandling. Helena har arbetat i 25 år med inköp i stora och små bolag, nationellt och internationellt, privat och statligt, i flera olika branscher och inom olika inköpsområden. Helena är även inköpskonsult på ProSourcia och tidigare koncerninköpschef på bland annat PostNord, Lantmännen och Pharmacia.
Kom i kontakt med Helena: