“Att gå från ett textbaserat system till ett grafiskt och betydligt mer intuitivt, gör stor förändring i vardagen och effektiviserar flertalet administrativa processer.”
Johan Almesjö, VD, Husbyggnadsvaror
Husbyggnadsvaror (HBV) är en inköpsfunktion som samordnar upphandlingar av produkter och tjänster kopplade till byggnation samt renovering och förvaltning av fastigheter för Sveriges allmännyttiga bostadsföretag, tillika sina medlemmar.
Med över 500 000 fakturor per år, där mycket felaktigheter behövde rättas manuellt, tog hanteringen av genomfakturering mycket tid och energi. När beslutet att automatisera fakturahanteringen togs föll valet på Visma Business tillsammans med det elektroniska fakturahanteringssystemet Visma Document Center, en kombination som även bidragit till ett förnyat arbetssätt som förenklar vardagen för såväl HBVs medarbetare som deras kunder.
HBVs primära fokus i projektet var att minska den manuella hanteringen i fakturaflödet genom automatisering samt att minimera tiden för administration, manuella rättningar och pappersarbete. Via en offentlig upphandling startade samarbetet med Vismas partnerföretag Exsitec, som även var de som föreslog lösning utifrån HBVs behov och mål.
Genom ett nära samarbete och tät dialog mellan HBVs projektgrupp och Exsitec landade man i en hybridlösning - ett externt hostat affärssystem med integrerade komponenter i molnet.
Johan Almesjö, VD Husbyggnadsvaror
Ett halvår efter att den nya lösningen togs i bruk har man nått en automationsgrad på hela 93 procent, vilket innebär över 500 000 automatiskt hanterade fakturor per år - utan manuell handpåläggning. Effektiviseringen av fakturaprocessen har bidragit till en förbättrad likviditet och det nya sättet att jobba tillgodoser även de behov HBVs kunder har på information, på ett avsevärt bättre sätt.
Idag används lösningen aktivt av åtta personer, plus ett 20-tal anställda som attesterar interna fakturor. Projektets primära fokus - att minska den manuella hanteringen av fakturaflödet - ser man sig ha lyckats väl med. Och den tid som tidigare lades på manuella rättningar kan nu istället läggas på att stötta kunder och beställare i att göra rätt från början, vilket är mer långsiktigt hållbart.
I samband med byte av affärssystem valde man även att uppgradera till ett e-fakturaformat som stödjer kommande lag om e-fakturor i offentlig sektor (från 1 april 2019).
- Till detta ska även läggas effekterna av ett modernt och flexibelt system. Att gå från ett textbaserat system till ett grafiskt och betydligt mer intuitivt, gör stor förändring i vardagen och effektiviserar flertalet administrativa processer, menar Johan Almesjö.
Vismas certifierade partner Exsitec ansvarade för implementering och utveckling av kundunik funktionalitet i nära dialog med HBVs projektgrupp.