Tillbaka till huvudmeny

KPI:er för att mäta effektmål med Purchase to pay

De mest framgångsrika och värdeskapande organisationerna ser inköp som strategiskt viktigt och skapar med rätt leverantörer förutsättningar för en mer konkurrenskraftig verksamhet. De maximerar värdet i varje avtalad kategori och minimerar värdeläckage genom hela inköpsprocessen – också i de dagliga operationella beställningarna. Gör ni det?

Erica Masman, Director Customer Success på Visma Proceedo

Ja, nej eller kanske? Hur vet man om man gör det? Varje organisation är olika, men det finns grundläggande KPI:er som är relativt lika för alla och som ni bör ha koll på för att minska värdeläckage i de operationella inköpsprocesserna.  För de organisationer som redan jobbar centraliserat med en gemensam molnbaserad tjänst för Purchase to Pay blir övningen enklare. 

Vilka är KPI:erna?

KPI:er, Key Results eller mål – vad ni valt för begrepp för att mäta er framgång är upp till er. Det viktiga är att ni mäter rätt datapunkter – både i och utanför systemet – för att hitta värdeläckage. Nedan listar vi några extra värdefulla:

Andel vilda inköp vs kontrollerade inköp

Kontrollera hur mycket ni köper med systemstöd och avtal i jämförelse med andelen fakturor utan bakomliggande order.  Finns det leverantörer där ni mottar ett stort antal vilda fakturor fastän ni har avtal i er inköpslösning? Vad saknas i systemet som går på sidan om nuvarande avtal och vem handlar på sidan?

Stora fakturaflöden från ej avtalade leverantörer kan visa på att ett behov för avtal kan finnas. Det är också viktigt att ta reda på om det finns inköpsområden eller kategorier som organisationen saknar. En rekommendation för att fånga behov är att i systemet erbjuda möjlighet att lägga in önskemål. 

Andel match och andel e-faktura 

Genom att både öka andelen e-faktura i kombination med match mot bakomliggande order eller regelverk, kan ni dramatiskt korta hanteringstiden av en faktura. Hur mycket värde tappar er ekonomiavdelning varje år genom att inte öka andelen automation av fakturor? Hur många fakturor kontrolleras manuellt som hade kunnat passeras utan mänsklig handpåläggning? Och hur många av transaktionerna åläggs förseningsavgifter på grund av långsam hantering?

Långa ledtider och försenade betalningar ger förutom straffavgifter dessutom sämre relation till era leverantörer.. Lägger du dessutom på att fakturaflödet inte är digitalt utan skannat – bär ni därtill ytterligare kostnader kopplat till skanning, tolkning, verifiering, arkivering och ett stort klimatavtryck från transport. 

Samlingsfakturor – inte längre organisationens bästa vän

Historiskt sett, när fakturan har varit skannad, har stora samlingsfakturor i många fall varit en fördel hanteringsmässigt. En faktura för hela organisationen från samma leverantör. Gott så, få transaktioner att hantera och minskad kostnad. Men nackdelen är att samlingsfakturor ofta cirkulerar länge i organisationen och blir därför försenade till betalning då de delas mellan många personer och kostnadsställen. Det innebär att leverantören har stora belopp upplåsta hos er och riskerar sämre förutsättning för sitt kassaflöde. Dessutom är det svårt att med ögat hitta fel på stora samlingsfakturor. I synnerhet då de ibland har flera hundra rader. 
Med e-faktura ändras spelreglerna och det är inte bara leverantörerna som blir gladare av ett annat angreppssätt.

Med e-faktura kan ni dela upp den stora transaktionen i en samlingsfaktura, till  många små transaktioner (singelfakturor) utan kost eller administrativ påverkan. Strategin blir att stanna de faktiska felaktigheterna, inte hålla hela betalningen till leverantören. Varje transaktion har dessutom färre godkännare att passera. Detta kommer minska hanteringstiden och frigöra kassaflöden hos leverantören och det skapar en bra grund för värdeskapande arbete och relation. Dessutom är det bra mycket enklare att hitta fel på en faktura med 3 rader, än på en med 300. Ni får bättre kontroll helt enkelt. Skapa förutsättning att nyttja kraften i automation genom att ställa krav på e-faktura, en faktura/en order och PO-nummer för varje transaktion.

Tid från granskning till godkännande för vilda fakturor 

En faktura som cirkulerar länge i organisationen skapar också interna kostnader. Fler personer lägger mer värdefull tid på att titta på enstaka transaktioner. Genom att hålla koll på ledtiden en faktura har från mottagning till betalning kan ni identifiera flaskhalsar, samlingsfakturor och andra kvalitetsbrister som varje år kostar verksamheten tid. 

Genom att hålla denna lågt kan ni både bygga bättre leverantörsrelationer, minska andelen sena fakturor till betalning och kanske dra nytta av avtalade incitamentsmodeller som rabatter vid tidig betalning. Kolla på antal dagar från granskning till slutattest. Kan ni få ner det över tid? Är det särskilt dåligt på någon enhet? Varför? Lite detektivjobb kan skapa stora möjligheter att frigöra mer tid. Om ni dessutom följer upp på andelen AI-genererade konteringsförslag borde det ge en indikation på effektiviteten i flödet. 

Vadå för AI…? Auto Suggest i Proceedo.

Livscykelanalys:  beställning till betalning

Hur ser livscykeln ut från beställning till betalning? När du förstår hur mycket tid det tar för verksamheten att skapa en beställning, godkänna beställningen, skicka order, motta godset,  motta faktura, granska och godkänna (om den avviker) och skicka för betalning så får du också en god förståelse för hur effektiva och automatiserade dina olika flöden är. Bra mätpunkter (KPI:er)  kan vara

  • Rekvisition till ordergodkännande
  • Tid mellan att order skickas och leveranskvittens
  • Tid mellan leverans och fakturadatum
  • Tid mellan fakturadatum och betalning

Vägen till värde stavas helhetsperspektiv

Att jobba aktivt med er P2P lösning ger inte bara besparingar i kronor och ören kopplat till process och avtalstrohet. Ni kan dessutom frigöra massor av tid för verksamheten där lärare får mer tid i klassrummet, ledare med sina team, kockarna i köken, säljarna hos kunden.

Att använda Purchase to Pay systemet för att minska värdeläckaget i era leverantörsrelationer kräver ett tätt samarbete mellan systemägare, inköp och ekonomi. Endast med ett helhetsperspektiv på processen kan det fulla värdet av avtalet utvinnas. Och glöm inte dialogen med verksamheten. Det är där sanningen ligger kring vilka åtgärder som ger mest värde på kortast tid. 

Behöver ni hjälp med att lyckas med er Purchase to Pay-process?

Med ett Success-paket hjälper vi er dit. Hitta rätt nivå här.

Mest populära

  • Räknas restid som arbetstid?

    Betald restid – en definitionsfråga med flera svar. Många yrkesgrupper spenderar många timmar i veckan på att resa mellan olika projekt eller arbetsplatser. Det finns tillfällen då restid räknas som arbetstid. Däremot räknas inte resan till och från den ordinarie arbetsplatsen som restid – dina medarbetare har alltså inte rätt till kompensation för tiden de lägger på att ta sig till arbetet.

  • Nya belopp och procent – Lönefakta 2023

    Nytt år innebär nya belopp och procent för dig som arbetar med lön och ekonomi. Dags att bekanta sig med årets sammanställning från Skatteverket om du inte redan gjort det.