När det gäller fakturahantering finns det mycket att vinna genom att automatisera. Det underlättar både för företaget i stort och den enskilda medarbetaren. Många av våra kunder vill bli effektivare och förenkla och förbättra sina arbetsprocesser. Dels för få mer tid till andra arbetsuppgifter och bli mer kostnadseffektiva, men också för att fler än de anställda på ekonomiavdelningen ska känna sig delaktiga.
Automatisera och börja fokusera på avvikelsehantering
Allt fler kunder önskar genomföra en översyn av sin hantering av inkommande fakturor. Företagen önskar i större utsträckning att medarbetarna ska slippa hantera återkommande fakturor om och om igen och istället endast arbeta med avvikelsehantering. Jag förstår dem, vem tycker om att hantera fakturor? Att våga släppa den manuella kontrollen av er fakturahantering är ett steg i rätt riktning.
Föreställ dig följande scenario: Fakturan importeras automatiskt in till systemet, konteras upp utifrån givna regler och om den faller inom ramarna för den givna fakturan, sakgranskas och attesteras den utan någon handpåläggning. Låter det önskvärt, visionärt eller vedertaget? Alla tre passar bra in på mitt egna önskvärda arbetssätt för fakturahantering (och jag gillar fakturor). Detta scenario är möjligt genom att automatisera.
En faktura beräknas lågt kosta 100-150 kr (nea.nu) att hantera, exkluderat det tråkiga arbetet. Förutom pengar sparas även medarbetarnas tid. Jag har t.ex. flera nöjda kunder som automatiserat bort sina tusentals elfakturor varje månad, med nöjda medarbetare, sparad tid och minskade fel som resultat. Det krävs en insats för att lyckas men är den insatsen är snabbt återbetald.
Fem tips för att automatisera er fakturahantering
- Skaffa e-faktura: ett enkelt, kostnadsbesparande och säkert sätt att skicka och ta emot fakturor.
- Genomgång av fakturaflöden: Prioritera vilka fakturaflöden som är bäst att börja automatisera. Sikta på leverantörer med stora fakturavolymer.
- Involvera medarbetarna: De är medarbetarna som i sin roll som slutanvändare i fakturarutinerna sitter på värdefull information. Inkludera dem i hur fakturaprocessen kan automatiseras.
- Ta hjälp av proffs: Tar ni från början hjälp av er konsult, systemleverantör eller partner som har erfarenhet av automatisering sedan tidigare, minskar ni felmarginaler och får det rätt från början. Då är det också lätt att adoptera igen på fler leverantörer.
- Befintlig funktionalitet: Nyttja funktionaliteten i ditt fakturahanteringssystem. Den finns där, men du kanske inte vet om det?
Idag ser vi än så länge endast begynnelsen till automatiserad fakturahantering där e-faktura och systemstöd gör det möjligt. Lägger ni upp en plan kan ni på ganska kort tid uppnå önskad måluppfyllelse. Vill du läsa mer om elektronisk fakturahantering? Hämta vår guide ”Nio skäl att sluta med pappersfakturorna”
