En bra personalhandbok ger varje anställd stenkoll på rutiner, plikter och rättigheter relaterade till sitt jobb, sin arbetsgivare och sina medarbetare. Här samlas info om företagskultur, arbetstider, semester och mycket annat. Allt på en plats! Med hjälp av vår redigerbara mall har ni snart en utförlig personalhandbok att ge till nya medarbetare och alla andra på företaget.
Bråttom? Ladda hem vår gratismall för personalhandbok direkt »
Vad är en personalhandbok?
Syftet med en personalhandbok är att beskriva de rättigheter och skyldigheter som ett företag och dess medarbetare har gentemot varandra. En personalhandbok utgör även ett regelverk för hur rutiner fungerar inom företaget i fråga. Dessutom ingår riktlinjer för de anställdas arbetsvardag.
Varför är det viktigt att företag har en personalhandbok?
När all viktig information finns samlad på ett och samma ställe minskar risken för missförstånd och spridning av felaktig information. Det är praktiskt för medarbetare att först titta i personalhandboken innan de börjar ställa frågor till chefer, och skönt för chefer att i de flesta fall kunna hänvisa till samma handbok.
Redigerbar mall för minskad ångest
En personalhandbok svänger du inte ihop på en förmiddag … om du inte utgår från vår redigerbara mall vill säga. Det finns faktiskt ingen anledning alls att börja från scratch med ett vitt ark. Det är bara onödigt – och dessutom ett väl beprövat recept på huvudvärk och tilltagande ångest. Så pass mycket ska nämligen täckas in att lite hjälp på vägen är det minsta du kan unna dig.
Utvecklat avsnitt om miljöarbete och miljöpolicy
I den uppdaterade versionen av vår gratismall så har vi mer information om miljöarbete och tillhörande miljöpolicy. Det är svårt för ett företag att gemensamt arbeta för minskade utsläpp och en bättre miljö utan ett ordentligt styrdokument och en gemensam bild av vart man vill nå och hur resan dit ska se ut.
Hela företagets personalhandbok
Det är i regel den personalansvariges uppgift att kontinuerligt uppdatera personhandboken. Självklart kan detta variera mellan olika bolag, men det är viktigt att samtliga medarbetare vet vem som ansvarar för personalhandboken. Alla anställda ska nämligen ha möjlighet att ge sina synpunkter på innehållet. Det är även samtliga medarbetares skyldighet att känna till vilken information som finns i personalhandboken, samt ta del av de kontinuerliga ändringarna.
Kom ihåg att en personalhandbok behandlar regler för hela företaget och alla medarbetare. Individuella medarbetares överenskommelser regleras i regel istället i medarbetarnas anställningsavtal.
Pssst… vi vill passa på att uppmärksamma dig på att vi erbjuder fler polices och mallar för företaget helt utan kostnad. Kanske är det dags att uppdatera er arbetsmiljöpolicy? Eller tid att slå till med en ny resepolicy? Jobbet blir lättare om ni utgår från en redigerbar mall, vi lovar. Ladda hem fler Gratismallar, policies och dokument från Visma.
Avsnitt som en personalhandbok bör innehålla
Anställning
Vilka former av anställning finns på bolaget, hur fungerar det med anställningsavtal och får en anställd egentligen arbeta med något som kan tänkas konkurrera vid sidan av sin tjänst?
Arbetstider
Normala arbetstimmar, längd på lunch och raster samt ramar för flextid, tidsrapportering och arbetsfria dagar bör förstås finnas med i handboken.
Restid
Hur ser bolaget på restid, betalas det någon gång av företaget? Kan en anställd tillgodoräkna en del av restiden som arbetstid om resan exempelvis sker på tåg?
Lön
Vart ska medarbetarna vända sig för diskussioner kring sin lönebild och vart specificeras sådant som bonus och provision?
Förmåner
Får medarbetarna exempelvis bidrag för friskvård … och får någon del av den fysiska motionen i så fall ske under arbetstid?
Semester
Hur löper semesteråret hos företaget och hur räknas semesterlönen ut? Vilka regler gäller för övrigt kring semesteruttag och i hur många år får de anställda spara sin semester?
Frånvaro
Utöver allmänna punkter som sjuklön, föräldrapenning och vård av närstående – hur ser företaget på tjänstledighet, studieledighet och liknande frånvaro?
Försäkringar
Vad har bolaget för försäkringar och hur ser den för de anställda så intressanta pensionsförsäkringspolicyn ut? Här kan med fördel även sådant som rör tjänstepension mer generellt specificeras.
Utveckling
Vem eller vilka ansvarar för introduktion och onboarding av nyanställda? Och hur ofta bör utvecklingssamtal mellan medarbetare och närmaste chef ske?
Ersättningar
Vad uppfattas som resekostnader och vart ska kvitton för utlägg lämnas in och redovisas? Vilka regler gäller förresten för traktamenten, parkering och representation?
Uppsägning
Vem ansvarar för avslutningssamtal och praktiska to-dos i samband med avslutande av anställning? Och vart vänder sig en medarbetare som vill säga upp sig?
Rehabilitering
Efter hur lång tids frånvaro är det dags för en rehabiliteringsutredning, och vem ansvarar för att behovet utreds?
Sekretess
Gäller tystnadsplikt för de anställda angående företagets förhållanden, och vad omfattar i så fall denna? Datorsäkerhet och dokumenthantering bör också beskrivas för att undvika intrång och läckor.
Arbetsredskap
När är det dags för en medarbetare att utrustas med ny dator eller telefon? Finns det något inköpstak? Och vad har medarbetaren för ansvar kopplat till dessa redskap?
Miljö
Hur ser bolaget på sin roll för vår gemensamma miljö och hur förhåller de sig till nationella miljömål, energiförbrukning, miljömärkningar och liknande?
Samtliga avsnitt täcks förstås i vår kostnadsfria mall. Ladda ner den gratis via länken nedan.
Inget krav enligt lag men …
Till skillnad mot exempelvis en arbetsmiljöpolicy finns det inga lagstadgade krav på att ett företag ska ha en personalhandbok. Men å andra sidan finns det nog inget enskilt dokument som underlättar arbetsdagen så mycket som denna typ av handbok.
Riktlinjer och rutiner på en plats gör det enkelt för alla anställda att snabbt hitta svaren på hur företaget ser på en rad olika frågor. Personalhandboken kan också fungera som ett nav eller utgångspunkt för andra typer av styrdokument och policies. Med en tydlig förteckning över dessa i er personalhandbok blir det ännu enklare att snabbt få koll på vilka förhållningsregler som gäller utan att tvingas fråga chefer eller andra medarbetare.
Läs mer om hur vår mall kan förenkla för nya medarbetare att snabbt komma igång på jobbet.
Förhoppningsvis uppskattar du vår mall. Skulle ni redan ha en välfungerande personalhandbok på plats så har du kanske snappat upp något nytt som ni borde lägga till. Här har vi samlat fler av våra kostnadsfria Guider & mallar.
