Viktiga frågor – och ännu viktigare svar.

Säg det i din personalhandbok.

En personalhandbok besvarar både små och stora frågor. Och den är relevant för såväl nya som gamla medarbetare. Den berättar bland annat om företagets värdegrund. Och om de försäkringar som är knutna till anställningen. Eller vad som gäller vid vård av sjukt barn. Här får du en färdig mall.

Ett företag är på många sätt en enda lång uppräkning av substantiv. Som kunder och affärsplaner. Men också maskiner, apparater, regler, medarbetare, system, möten, dokument och policys. För att bara ta några exempel. Från måndag till fredag, under arbetets vardag, ska de här substantiven umgås och samspela. Bygga värden. Som blir till intäkter. Det är många processer som pågår samtidigt – därför finns det goda skäl att fundera över vilka frågor som ofta återkommer. Och ge svar på dem i förväg. Vid ett tillfälle. I ett dokument.

Ladda ner färdig mall till personalhandbok!

En formelsamling – eller är det en personalhandbok?

Om vi lämnar hösten utanför fönstret, och gör en resa tillbaka i tiden, så kommer vi så småningom att landa i ett klassrum någonstans i Sverige. Högstadietid. Matematiklektion. Höga röster, avancerade frisyrer samt ett och annat försiktigt försök till flirt. Det var också här du stötte på en matematisk formelsamling för första gången. Ett relativt tunt häfte, som skulle bli en viktig hjälp när du under de år som följde ansträngde dig för att hantera och forcera matematiska problem. Så vad har detta med en personalhandbok att göra? Ganska mycket. De bygger nämligen på samma princip. Om hur man sparar tid och snabbt kommer fram till en lösning.

Bygger på samma princip som en personalhandbok.

Bygger på samma princip som en personalhandbok.

En personalhandbok är – på samma sätt som en matematisk formelsamling – en samling av regler och beskrivningar, för hur en specifik situation eller uppgift kan – och i vissa fall ska –  hanteras. Den första är användbar för ett företag som vill hjälpa medarbetare att ha björnkoll på rättigheter och plikter kopplade till anställningen. Medan den andra är designad för att vara ett verktyg när mattenötter ska knäckas.

En ny medarbetare på ingång – ge honom personalhandboken.

En ny medarbetare på ingång – ge honom personalhandboken.

Det som föder självständighet

Tänk dig att du precis har anställt en ny medarbetare. Du vill att personen ska komma in i verksamheten på ett bra sätt. Att han ska lära känna era rutiner och er företagskultur. Och snabbt ska det gå. Hur gör du? Eller ännu bättre: vad gör du. Ett alternativ är att du själv, eller någon i din personal, ger den nya medarbetaren en detaljerad presentation. Många ord. Vid många möten. 

Ett annat alternativ är att du förser den nya medarbetaren med en personalhandbok. Er personalhandbok. Här får han kortfattade, men detaljerade, beskrivningar av de rutiner som sammantaget utgör vardagen i er verksamhet: arbetstider, viktiga värdeord, hur man gör för att ansöka om semester, vilka försäkringar som är aktuella, datum för utbetalning av lön, hantering av kvitton och utlägg plus mycket, mycket annat. Det här sparar inte bara tid för dig och ditt företag. Det gör det också möjligt för ditt senaste tillskott att slippa börja sitt nya jobb med att rikta 1 000 frågor om stort och smått till sina nya kollegor. Eller till dig som chef. En bra personalhandbok föder med andra ord självständighet. Tillåter samtal och frågeställningar att gå direkt på väsentligheterna. Men den är också ett utmärkt redskap för medarbetare som inte är nyanställda. Alla regler och policys går ju inte att hålla i huvudet. Då kan man gå till personalhandboken. Och få svar på sina funderingar.

Politik för företagare

Den rakaste vägen till att sälja, växa och öka vinsten i ett företag går via medarbetare. Som är begåvade, välinformerade och motiverade. Men medarbetare som kan mycket och vill mycket ställer krav på dig som arbetsgivare – och på din personalpolitik. Med en tydlig och inkluderande personalhandbok skapar du den trygghet som behövs för att bibehålla eller utveckla en redan kreativ och innovativ arbetsmiljö.  

Nu har vi berättat lite om värdet av en uppdaterad personalhandbok, som nya och gamla medarbetare kan gå till för att få svar på viktiga frågor. Hoppas att du blev nyfiken. Att spara tid och pengar för små och medelstora företag är Visma Advantages stora mål. Det är därför vi finns till. Du är mycket välkommen att lära känna oss (om vi är en ny bekantskap för dig).

Ladda ner färdig mall till personalhandbok!

Jag är affärsutvecklare hos Visma Advantage och digitaliseringsexpert hos Visma i Sverige. I affärsbloggen skriver jag bland annat att om den digitala omställningen, konceptutveckling samt frågor som rör idébyggande, försäljning och marknadskommunikation.

Kom i kontakt med Pär: