Många inköpsorganisationer arbetar idag reaktivt på verksamhetens förfrågningar. Vardagen är sådan. Behovet är stort och man agerar snarare upphandlingsfabrik än proaktiv inköpsenhet som leder och levererar på verksamhetsstrategiska beslut. Men vad möjliggör och ger förutsättning till att göra en strategisk förflyttning?
En kompetent verksamhet ger hög inköpsmognad
Svenskt Näringsliv adresserade frågan under Upphandlingsdagarna 2019 och menar att inköpskompetens i hela verksamheten är nyckeln. Men vad möjliggör en kompetent verksamhet i praktiken?
Begreppet inköpsmognad används idag flitigt och bör främst ses som en modell eller mätverktyg för att bedöma verksamhetens kompetens inom inköp. När verksamheten har en hög kompetens avseende inköp skapas förutsättningar att genom inköp bidra till att nå uppsatta strategiska mål.
Svenskt Näringsliv exemplifierade med två typer av processer vilka vi behöver fokusera på för att uppnå en hög inköpsmognad i verksamheten.
- Möjliggörande processer
- Strategiska processer
Möjliggörande processer
Rätt grund är en förutsättning till att bygga resten av huset. Möjliggörande processer säkerställer en stabil grund för resten av inköpsarbetet. För att det ska vara lätt att göra rätt och över huvud taget få igenom den effektiva hantering som önskas avseende inköp, krävs rätt it-stöd.
Kärnan i de möjliggörande processerna är inköpsrutiner och policys som implementeras av inköpssystem. It-lösningar som ger användarna i organisationen verktyg att göra rätt. Att handla från rätt leverantör till rätt pris ger ökad avtalstrohet, bättre kvalitet, kontroll och effektivitet. En förutsättning till att nå hög inköpskompetens i organisationens alla delar.
När e-handelslösningen finns på plats med en hög adoption i verksamheten är det inte bara lätt att få tillgång till fullständig data som visar på inköpsmönster – det är en förutsättning för att i förlängningen arbeta strategiskt som inköpsorganisation.
Strategiska processer
För att bidra strategiskt i verksamheten behöver vi förstå de övergripande målsättningarna; i helhet och per inköpskategori. Först när vi i grunden förstår vad vi vill åstadkomma blir det verkligen värdefullt att utvärdera vad vi köper, från vem vi köper och vem som köper och hur mycket. Data som är enkel blir tillgänglig med hög kvalitet när inköpssystem och spendanalysverktyg talar samma språk och delar information. Med rätt data kan vi förstå vilka flöden som fungerar väl och var vi måste utveckla vår verksamhet för att nå våra mål.
Vi behöver också jobba med att kategorisera för att förstå var vi skall lägga våra resurser och hur vi optimerar vår leverantörsportfölj utifrån våra övergripande verksamhetsmål eller politiska målsättningar. Vi behöver dessutom följa upp leverantörens prestation under avtalstiden och med rätt data skapa förutsättning till effektiv leverantörsdialog, ökat engagemang och bättre avtal.
Systemstöd och datakvalitet från grunden till toppen
När både möjliggörande och strategiska processer finns på plats skapas förutsättningen till att verkligen bidra strategiskt som inköpsorganisation. Som leverantör av molntjänster som täcker processen Source to Pay är det en del av vårt uppdrag att levererar systemstöd som säkerställer datakvalitet, effektivitet och digitalisering (på riktigt). Vi levererar en molnplattform från behov till betalning för alla nivåer, från grunden till toppen av organisationen. Det ger kunderna förutsättning att gå från ett reaktivt till strategiskt förhållningssätt med automatiserade processer och kvalitetssäkrad data i varje led.
Är du nyfiken på hur er organisation kan automatisera processen – från inköp till betalning?
