Rutiner och automatisering

Vi gör dagligen tusentals handlingar som inte kräver någon tankekraft alls. Allt från att sätta på kaffebryggaren på morgonen till att köra bilen till jobbet. Allt sker automatiskt, och skönt är väl det, för det hade varit jobbigt att ägna tankekraft åt det varje gång det gjordes. För det är just den här typen av rutiner och automatisering i vardagen som gör att vi har tankekraft över till mer krävande uppgifter. Uppgifter som förhoppningsvis skapar ännu mer värde.

Rutiner möjliggör kreativitet

Ordet rutin har ofta en negativ klang eftersom det kan ses som motsatsen till kreativitet. Men denna idé är egentligen helt bakvänd eftersom det är just upprepade handlingar, rutiner, som gör att vi får tid och möjlighet till kreativitet istället för att hindra den. För ett tag sedan läste jag en studie kring just detta där forskarna var eniga om att de mest produktiva och kreativa människorna oftast är de som har effektiva rutiner i sitt liv. Ett känt exempel på detta är hur Steve Jobs alltid hade samma outfit, sneakers, blåjeans och svart polotröja. Denna typen av rutiner gör att mer tid och tankekraft blir över till både roligare och mer utmanande uppgifter som utvecklar både personen själv och därigenom verksamheten.

Med hjälp av teknologi kan många tidskrävande rutinuppgifter till och med automatiseras helt. Det finns många tydliga exempel från det dagliga arbetet på möjliga automatiseringar men några som relativt enkelt kan automatiseras är rapportering, utläggshantering och fakturahantering. Aktiviteter som allt för länge har gjorts med manuell handpåläggning men som samtidigt måste göras regelbundet. Hur mycket din organisation kan spara på att spara in 5 minuter på varje anställd har det räknats på tidigare i bloggen. Vad som inte är med i de beräkningarna är värdet som kan skapas av att lägga tiden på analys och agerande på nya utmaningar istället…

Du har redan automatiserat flera aktiviteter i din vardag, så varför ska du sitta på jobbet och göra saker som kan ske automatiskt?

Ett företag som effektiviserade stora delar av sin verksamhet med hjälp av ett webbaserat affärssystem är chokladleverantören Åsö.

Läs om Åsös automatisering

Daniel är projektledare på marknadsavdelningen på Visma och tidigare trainee. Här i bloggen skriver han om allt som kan relateras till effektivitet både på och utanför jobb.
Kom i kontakt med :