Till dig som kämpar med att få till rätt löner under pandemin

Öppna brev har till Tillväxtverket

Den senaste tiden har varit tuff för alla, inte minst för företag och arbetstagare. Åtgärder har snabbt vidtagits för att ge verksamheter möjlighet att överleva coronapandemin – kanske lite för snabbt ibland. Krispaketen landar hos dig som är löneadministratör. Förväntningarna på att lönesystemet ska kunna hantera åtgärderna har inte alltid varit realistiska med tanke på utvecklingsprocessen, där beslut, anvisningar och kvalitetssäkring föregår leverans ut till kund.

Vi är många som har kämpat med t ex korttidsarbete. En förutsättning är att vi får tydliga anvisningar och det har varit svårt att få till. Så svårt att branschen nu gått ihop och skrivit öppna brev till Tillväxtverket, för att belysa problemen. Srf konsulterna har skrivit ett generellt brev för redovisnings- och lönebranschen, medan vi programvaruleverantörer har beskrivit situationen utifrån vårt perspektiv i ett eget brev (se nedan).

Vi vill göra vårt bästa för att ge dig ett bra programstöd, men behöver också rätt förutsättningar. Just nu återstår för många frågetecken och för otydliga besked, för att kunna göra just det. Men vi fortsätter kämpa, precis som du.

Önskar dig en skön sommar!

Helene Bergstedt

Produktägare Agda PS och Visma Enterprise representant i Srf Lönsam

Risken är för stor med korttidsarbete

Över 70 000 företag har, med anledning av coronapandemin, ansökt om stöd för korttidsarbete sedan möjligheten öppnades den 16 mars. Att korttidsarbete hanteras rätt är avgörande för individ, näringsliv och samhälle annars är risken stor att vi får ett bakslag.

Vi representerar lönebranschen och bedömer att risken är stor att de nu kommande avstämningarna, som är ett led i stödhanteringen, kommer att ge intentionen med åtgärden ett bakslag, ett bakslag som skulle kunna undvikas.

Det första avtalet mellan arbetsmarknadens parter som möjliggjorde korttidsarbete tecknades samma dag som lagen trädde i kraft, den 16 mars. Fram till början av juni har det genom överenskommelser mellan fack och arbetsgivare öppnats för korttidsarbete för mer än 2 miljoner anställda. Men även de företag som inte omfattas av kollektivavtal kan genom avtal med de anställda införa korttidsarbete med permitteringar. Sammantaget kan korttidsarbete komma att beröra långt fler än de 500 000 anställda i Sverige som jobbar på de företag som har fått stöd beviljat av Tillväxtverket.

Det är inte en enkel uppgift som Tillväxtverket har fått sig tilldelad i stödet för korttidsarbete. Att, utifrån den komplettering till lagen om korttidsarbete som tillkom för att bemöta coronaeffekten på den svenska ekonomin, skapa förutsättningar för en säker process är komplext. Regelverket kring korttidsarbete omfattar såväl villkor för att kunna söka stöd för företaget, hur det ska hanteras när stödet har beviljats och den avstämning som ska ske för att kontrollera om ersättningsnivån ska korrigeras. Efter det att företagen infört korttidsarbete kom även signaler om att systemet missbrukas, ibland med uppsåt men främst på grund av okunskap och för att regelverket inte är lätt att efterleva. Och det är just svårigheten att efterleva regelverket som fortfarande går att avhjälpa.

Vi har sökt kontakt med Tillväxtverket för att gemensamt skapa relevanta rutiner och förtydliganden kring den kommande avstämningen. Det är uppenbart att vi inte riktigt talar samma språk kring lönehantering och det är av vikt att det finns en tydlighet i de anvisningar som Tillväxtverket ger inför avstämningen.

För att undvika ett bakslag på intentionen med korttidsarbete och för att regelverken ska kunna efterlevas måste företagen få tydlighet. Den praktiska hanteringen i genomförande av korttidsarbete hamnar i löneprocessen. Tolkningen av regelverken, utifrån de 558 kollektivavtal som behandlar korttidsarbete, är en viktig del i att hanteringen blir korrekt. Att det finns systemstöd för beräkning av lönerna blir avgörande för att på ett bra sätt kunna genomföra korttidsarbete. Och framförallt det som nu många står inför, att skicka in avstämningar till Tillväxtverket. Avstämningar som kan vara avgörande för företagens överlevnad om underlagen inte bedöms som korrekta. Vi har tillsammans sammanställt en branschkod kring den praktiska hanteringen av korttidsarbete men ser med oro på kommande avstämningar på grund av att det saknas tydliga förutsättningar. Avstämningen innebär att ett företag som har ansökt om stöd och fått ersättning för perioden 1 april till 31 maj ska redovisa det mellan den 16-30 juni. De allra flesta anställda i Sverige får sin lön den 25e i månaden. Det innebär att avstämningen av korttidsarbete ska göras samtidigt som löneavdelningen har som mest att göra med den ordinarie lönekörningen, en process som redan inneburit extra arbete med själva hanteringen av korttidsarbete. Lägg också till att vi går in i semestertider och även de som ska utföra löneprocessen ska vara lediga. Vi kan konstatera att det finns utmaningar såsom att:

– I maj utbetalas månadslön för maj månad medan tillägg, avdrag och den faktiskt arbetade tiden redovisas för april. För de som är timavlönade så kommer ersättningen som tjänas in i april att betalas i maj. Det saknas tydliga anvisningar i instruktionerna gällande vilka perioder som ska redovisas till Tillväxtverket. Avses de händelser som hanteras i löneperioden maj enligt den kontantprincip som gäller i Sverige eller avses händelserna i den månad de uppstår?

– Tillväxtverket blandar i sina anvisningar arbetstidsbegrepp såsom arbetsdagar, kalenderdagar och arbetstimmar. Exemplen utgår från att alla arbetar samma tid varje dag, men förutsättningarna för att beräkna lön varierar utifrån anställningsform. Konsekvensen kan bli att beräkningen blir felaktig.

Tillväxtverket har ändrat villkoren för frånvaro, från att gälla endast hela dagar till att summering av frånvaro del av dag kan göras för att på så vis få ihop en hel dag. Hur ska ett företag som redovisar sina frånvaroavdrag släpande redovisa sina uppgifter eller beräkna korrekt närvaro, då förutsättningarna ändras kring hur deltidsfrånvaro ska hanteras?

– Tillväxtverket har ändrat villkoren angående semester som underlag för frånvaro, vilket framförallt påverkar de som ansökte innan förutsättningarna förändrades.

Vi har, från många håll i flera omgångar sökt Tillväxtverket för att reda ut dessa och andra otydligheter utan framgång. För företagen innebär att säkerställa att avstämningen blir korrekt en svår och tung administrativ börda, såvida förutsättningarna inte tydliggörs med stöd av lönekompetens. Risken för fel skulle kunna minska avsevärt och vi är mer än gärna behjälpliga.

Vi är Srf Lönsam – Srf konsulterna tillsammans med branschrepresentanter i en samverkansgrupp med syfte att skapa goda förutsättningar i löneprocessen.

 

Visma Enterprise är den marknadsledande lönesystemsleverantören. Läs om Agda PS, HR-plus och Personec P.

0