För att leverera strategiskt värde till verksamheten måste inköpsteamet detaljerat kunna redogöra för vad som köps, av vem och hur mycket. En kontinuerlig spendanalys erbjuder förutsättning att hitta enkla men betydande besparingar – men också sådana som vid första anblicken är mindre självklara.
Här får du 4 exempel på vad utökad analys kan ge.
1. Analysera betalningsvillkor och minimera risker
Det kan löna sig att undersöka förutsättningarna kring både fakturering och betalningsvillkor. Spendanalys gör det möjligt att kontrollera hur stor del av spenden som är sen till betalning och vilken ekonomisk påverkan det får. Men du kan också analysera om fakturans betalningstid motsvarar avtalets överenskommelse och hur förbättring av ledtiden kan ge möjlighet till att påverka avtalsvillkor eller priser till din fördel.
Genom att förstå den totala ekonomiska risken som sena fakturor innebär för verksamheten, men också möjligheten till bättre avtalsvillkor med ett jämnare och snabbare cash-flow, kan du göra betydande förändringar som minskar verksamhetens ekonomiska risk samtidigt som du förbättrar förhandlingsläget med leverantören. Det kan t.ex. handla om att analysera vilka fakturaflöden där e-faktura får bäst genomslag. Vi vet att e-faktura kortar transaktionens hanteringstid och att det är en helt avgörande faktor för för att minimera risken för sena betalningar och för att säkra cash-flow i de branscher och leverantörer där det är en kritisk faktor.
2. Förstå leverantörssvansen och identifiera nya behov
Med en spendanalys kan du få kontroll på svansen av leverantörer och andel köp utanför avtal – men hur mycket spend står de för? Gäller 80/20 regeln där dina största leverantörsavtal står för majoriteten av all inköpsvolym – eller är det tvärt om?
Med ett Spendanalysverktyg kan du relativt snabbt identifiera spend per kategori och hur stor spend i den kategorin som leverantörer utan avtal står för.
Genom att analysera leverantörssvansen identifieras snabbt områden som eventuellt skulle kunna inkluderas i era viktigaste avtal, eller kanske nya inköpsområden där nya avtal måste prioriteras. Oavsett hur ni tar er an era identifierade behov, ger analysen kontroll och möjlighet till ett strukturerat arbete att förbättra nuläget.
3. Få kontroll på småinköp och minska administrativa kostnader
Lågt värde men en stor fakturavolym är ett stort problem i många verksamheter.
Att hantera en vild leverantörsfaktura (utan bakomliggande e-order) från ax till limpa kan lätt summera en administrativ kostnad på mellan 150- 500 SEK beroende på typ av kostnad, faktura och flöde. Om du hanterar 10 000 fakturor till en kostnad av 150 SEK per faktura har du genast en administrativ kostnad på 1,5 miljoner kronor som med analys och förändring kan undvikas.
Med Spendanalys kan du identifiera småinköp och fakturor med lågt värde utan bakomliggande inköpsorder. Analysen möjliggör kartläggning och planering för aktiviteter att minimera fakturamängden, automatisera och digitalisera. När vi inkluderar fler inköpsområden i P2P lösningen, satsar på e-faktura och abonnemang för återkommande inköp – finns förutsättningen att minska antalet fakturor och automatisera de fakturor som finns i en digital process utan handpåläggning. Det ger en direkt besparing – inte bara i hanteringen av fakturaflödet, men också kopplat mot inköpsprocessen och avtalstrohet.
4. Förankra, engagera och säkra datakvalitet
Majoriteten av alla inköpsteam analyserar fortfarande sin spenddata i Excel. Inte sällan på den anställdes egen dator utan insyn och tydlighet mot resterande verksamhet.
Att jobba manuellt med data ger inte bara ett långsamt arbetssätt – det förhindrar också transparens i verksamheten och bidrar till ökad risk för felaktigheter i analysens grunddata med många manuella steg. Med fel data blir slutsatserna också missvisande.
När inköpsteamet flyttar fokus från personberoende till ett spendanalysverktyg minskas arbetsinsatsen för den enskilda inköparen – det skapas automatiskt lättförståelig grafisk visualisering av verksamhetens spend och systemet säkerställer datakvaliteten genom att minimera och stödja manuella steg.
Utöver det ger ett spendanalysverktyg förutsättning till transparens i verksamheten vilket är grunden för en bred förankring, förmåga till att jobba tillsammans i tvärfunktionella team och för att nyttja spendanalys i strategiskt viktiga beslut.
