Tillbaka till huvudmeny

Varberg kommun visar vägen inom digitalisering

Allt fler kommuner väljer att digitalisera och automatisera sin verksamhet för att spara administrativ tid, pengar och resurser. En kommun som ligger i framkant är Varberg kommun som kommit långt i sitt strategiska tänk om digitalisering.

– När vi bytte personalsystem år 2000 var vi en av de första kommunerna i Sverige som lät personalen rapportera själva. I samband med detta drog vi ned på fem heltidstjänster, något som sparar 2,5-3 miljoner varje år. Idag använder vi i stort sett samtliga av Vismas affärssystem för HR, lön, bemanning och rekrytering, säger Tore Paulsson, Avdelningschef för Personaladministrativa avdelningen på Varberg kommun. 

Kommunen satsar även på e-tjänster, RPA-tjänster och automatisering för att få en mer effektiv verksamhet med digitala flöden och mindre pappersarbete.

Automatisering ger en mer effektiv organisation

Varberg kommun har haft ett stort fokus på att effektivisera sin bemanning. Tidigare var en stor del av personalen inom ett verksamhetsområde timavlönade vilket innebar stora kostnader för kommunen. Med hjälp av Vismas system och deras samarbetspartner Time Care har kommunen lyckats effektivisera bemanningen på ett framgångsrikt sätt. Resultatet blev en ökad grundbemanning, ökad sysselsättningsgrad och färre timavlönade. Från att ha 7,86 procent av all arbetstid som utförs av timavlönade är man nu nere på 0,5 procent.

– En stor del av vårt arbete handlar om att involvera och engagera alla medarbetare. När vi började fanns det flera orosmoln men idag ser hela organisationen fördelarna på ett helt annat sätt. Vi hade inte klarat bemanningen på ett sådant sätt om vi inte hade haft tillgång till dessa digitala verktyg, säger Tore Paulsson.

RPA-robot och automatisering skapar värde

Varberg började med e-tjänster för tre år sedan med målet att kapa i princip allt pappersflöde. Nästa steg är att få igång RPA-tjänster som innebär att automatisera rutinmässiga arbetsuppgifter med hjälp av robotteknik och artificiell intelligens.

Tore berättar att de idag använder en RPA-tjänst för att få bättre koll på personalfrånvaro, något som tidigare kostade Varberg stora summor varje år. RPA-roboten hittar snabbt vilka personer som saknar in- och utstämpling på dagar de ska jobba. Efter en vecka får personen ett mail om att det saknas tider. Om personen inte uppdaterar rapporteringen inom ytterligare en vecka lägger roboten automatiskt in tjänstledigt utan lön. 

– Det är vanligt att man missar att rapportera in semester, sjukdom och VAB. Innan vi körde igång estimerade jag att vi skulle spara 2,5 miljoner om året med RPA-roboten. Men idag sparar vi betydligt mer än så, säger Tore Paulsson. 

Varberg håller även på att effektivisera andra delar av verksamheten med RPA. De kommer bland annat ha en RPA-tjänst som med automatik avslutar inaktuella anställningar där ingen har jobbat på tre månader. Här kommer de inte bara spara pengar utan även få en bättre kvalitet i systemen.

“Vi har fått en betydligt mer effektiv organisation”

Tore har arbetat 47 år på Varberg kommun och har varit med under hela resan, från manuell pappershantering till digitalisering. Han ser flera fördelar med att jobba mer digitalt och är en sann förespråkare för att fler kommuner borde ta efter.

– Att arbeta digitalt är både roligare och mer intressant. Dessutom har vi fått en betydligt mer effektiv organisation. Med mindre tid på administrativt arbete kan vi fördela våra resurser på ett produktivt sätt. För att lyckas med sin digitalisering tror jag det är viktigt att alla medarbetare är involverade i vilka förändringar som det kommer att medföra, avslutar Tore Paulsson.

Mest populära

  • Kan arbetsgivare betala ut pengar istället för semester?

    När semesteråret når sitt slut, och de anställda har semesterdagar kvar, vad kan du som arbetsgivare göra? Kan du betala ut pengar istället för att ge medarbetaren semester? Det är en vanlig fråga, och svaret finns i semesterlagen.

  • Det här innebär nya LAS för offentlig sektor

    Nyligen lade regeringen en proposition på en lagförändring rörande arbetsrätten, kallat nya LAS. Den nya lagen förväntas träda i kraft den 30 juni 2022 och börja tillämpas den 1 oktober 2022.

  • Räknas restid som arbetstid?

    Betald restid – en definitionsfråga med flera svar. Många yrkesgrupper spenderar många timmar i veckan på att resa mellan olika projekt eller arbetsplatser. Det finns tillfällen då restid räknas som arbetstid. Däremot räknas inte resan till och från den ordinarie arbetsplatsen som restid – dina medarbetare har alltså inte rätt till kompensation för tiden de lägger på att ta sig till arbetet.