Tillbaka till huvudmeny

Så fick Ekamant en stabil löneoutsourcing – trots kort varsel

I samband med en omorganisation fick Ekamant chansen att starta om sin löneadministration – varpå CFO Jesper Lundström började överväga att outsourca processen helt. Här berättar han om fördelarna med att lägga över lönehanteringen i Agda PS, och det förtroende han numera har för att lönerna alltid blir korrekta.

Ekamant

Ekamant är Sveriges enda tillverkare av slipmaterial, med huvudkontor och produktion i småländska Markaryd, där de startade sin verksamhet redan år 1928. Företaget tillverkar slipmaterial såsom sandpapper som distribueras både i Sverige och exporteras till ett flertal länder globalt – såsom Tyskland, Polen, Estland, Indonesien, Kina, Sydafrika och Brasilien där företaget också har verksamhet. I hela koncernen finns runt 500 medarbetare, och i Markaryd arbetar omkring 75 personer. Här sitter även Jesper Lundström, CFO, vars uppdrag bland annat innebär ansvar för moderbolagets och koncernens processer för bokslut, rapportering, cash management och budget. Även bolagets HR- och IT-frågor ryms i ansvaret. 

Omorganisation som grund för nya lösningar kring lön

När Jesper började på Ekamant hösten 2022 hade företaget Agda PS som systemlösning för sin lönehantering, men en egen löneadministratör internt som skötte arbetet. Jesper upptäckte att det fanns en del brister kopplat till lönehanteringen, där deras befintliga lösning inte motsvarade organisationens behov eller krav. Under vintern genomfördes en omorganisation i bolaget som frigjorde rollen för löneadministration – vilket satte en del tankar i rullning. 

– När vi insåg att lönehanteringen inte fungerade som den borde hade vi en diskussion om huruvida vi skulle ha kvar funktionen i huset, eller om vi skulle lyfta över alltihop på en extern part, berättar Jesper. Han menar att det samtidigt var viktigt att behålla företagets HR-arbete internt, och att omorganisationen även medförde att dessa delar kunde delegeras ut på avdelningscheferna. 

En leverantör som motsvarade förväntningarna och ingav förtroende

Eftersom Visma redan var systemleverantör för organisationens befintliga system Agda PS blev de ett naturligt alternativ att överväga när Ekamant började söka efter en ny leverantör för lönehanteringen. De övervägde olika möjligheter, såsom fristående löneadministratörer som kunde sitta och arbeta kvar i Agda PS som system. Andra, separata system sorterades däremot bort från urvalet ganska tidigt, då Jesper poängterar att det hade blivit en för stor omställning att genomföra båda förändringarna samtidigt. Det visade sig slutligen att Visma skulle bli det bästa valet:

– De var redan vår befintliga leverantör, och vi var nöjda med Agda PS som system. Prismässigt kunde de ge oss en rimlig offert och samtidigt väckte de förtoende i våra inledande diskussioner. Därför kändes det naturligt att välja Visma till slut, säger Jesper.

Snabb implementering med kort varsel

Redan i början av 2023 gick Ekamant live med sin löneoutsourcing i Agda PS, efter att ha lyft över allting från sitt befintliga system till den nya molntjänst som de skulle börja använda. Jesper betonar effektiviteten i implementeringen:

– Vi genomförde hela vår omorganisation ganska snabbt, vilket också innebar att vi blev av med den interna rollen som hanterat löneadministrationen. Visma var väldigt lyhörda i detta och ska ha en stor eloge för att de kunde lyfta över vår befintliga databas på bara några veckor. Det gjorde att vi kunde starta arbetet med väldigt kort varsel, säger Jesper.

Löpande löneadministration ger en garanti och trygghet

Idag avlastar Visma Ekamant med allt som rör löneadministrationen – från att lägga upp en nyanställd medarbetare, schemaläggning och lönespecifikationer till att avsluta en persons anställning. Förtroendet är högt – och för Jesper handlar det om att han kan förlita sig till 100 procent på löneteamet hos Visma. Kommunikationen fungerar bra, och det finns även en dedikerad kontaktperson som varit med sedan implementeringen. Jesper uppskattar att han inte behöver lägga sig i några processer eller dubbelkolla något längre:

– Det är fundamentalt att lönespecifikationen kommer ut i tid varje månad, men det är också viktigt att den är korrekt. I jämförelse med när vi hade löneadministationen internt så kan vi numera alltid förlita oss på att lönerna blir rätt och att processen ser likadan ut från gång till gång, säger han. 

Förbättringspotential för att minska manuell handpåläggning

Ekamant får återkommande rapportering från Agda PS som ger underlag för bland annat lönerevision med data såsom lönehistorik och sjukfrånvaro. Företaget ser även behov av ytterligare utbildning för att kunna skapa egna, mer skräddarsydda rapporter. Samtidigt finns förbättringspotential för att ytterligare minska manuell handpåläggning i vardagen, särskilt för chefer och produktionsledare. 

– Exempelvis kan schemaändringar idag ta 1-3 veckor att hantera, vilket tvingar chefer till att manuellt justera personalens tidsstämplingar under tiden. Detta är inte så frekvent återkommande, så vi hittar själva en lösning runt det. Men det är något vi har lyft med Visma som en tänkbar förbättring, säger Jesper.

Växande ambitioner internationellt 

Ekamant förväntas växa framåt, och Jesper menar att särskilt den internationella närvaron, inte minst i Indonesien, kommer att bli särskilt viktig för företaget. Samtidigt så kommer huvudproduktionen alltid förbli i Markaryd, vilket gör att det skapas arbetstillfällen även i Sverige i samband med att exporten på mer lönsamma marknader växer. Med sin pålitliga och stabila lönehantering genom Agda PS i ryggen känner sig Jesper bekväm i att lösningen har potential att växa med dem. 

– Min vardag har blivit betydligt enklare och tryggare nu när vi har outsourcat lönen. Jag kan sova lugnt på nätterna, helt enkelt! avslutar Jesper.

Läs vidare om hur vi kan göra din vardag enklare på vår hemsida för Agda PS löneoutsourcing.

Mest populära

  • Gratis mall till bilpolicy för tjänstebil

    Bilpolicy – gratis mall till företaget

    Med en tjänstebilspolicy undviker företaget missförstånd med sina anställda. Där kan bland annat kostnader och miljöaspekter regleras på ett smidigt sätt. Ladda ner vår kostnadsfria mall och slipp onödiga problem.

  • Personalhandbok – gratis mall

    Personalhandbok – gratis mall för företag

    En bra personalhandbok ger medarbetare stenkoll på rutiner, plikter och rättigheter. Här samlas info om företagskultur, arbetstider och semester. Med vår nya mall har ni snart en uppdaterad personalhandbok på plats.