En hållbar arbetsbelastning krävs för att de anställda ska må bra och kunna ha ett långt, hälsosamt arbetsliv att se fram emot. Bestämmelsen om elva timmars dygnsvila är ett steg på vägen mot detta. På Region Gotland började man arbeta för utökad vila och återhämtning långt tidigare, och har idag kommit en bra bit på vägen, mycket tack vare ett tight samarbete mellan regionen och Medvind WFM.
Från 9 till 11 timmars dygnsvila
I de tidigare reglerna i de Allmänna bestämmelserna gällde elva timmars dygnsvila, men det var möjligt att i undantagsfall gå ner till nio timmar. Detta tog många organisationer fasta på med rygg-mot-rygg-pass. Men det fungerade inte lika bra i alla regioner.
– Region Gotland är Sveriges minsta region, mitt ute i Östersjön. Vi har inga grannar, och därmed få personal som pendlar från andra kommuner. Vi måste därför bemanna med de som faktiskt bor här. Det är inte hållbart med nio timmars vila, som rygg-mot-rygg-pass orsakar, säger Mariana.
Många medarbetare efterfrågade en mer hållbar arbetstidsförläggning med högre krav på återhämtning, medan andra trivdes bra med upplägget. Livspussel påverkas när man vill justera i scheman som medarbetare arbetat länge på. Motståndet bestod därför inte alltid av motstånd till längre vila, utan för att förutsättningar i vardagen förändrades. Men framför allt fanns ett motstånd till nödvändiga förändringar kring rutiner i verksamheten. För att möta utvecklingen krävdes en kulturförändring, och att göra medarbetarna delaktiga vilket Mariana och Linda var medvetna om skulle ta tid.
En kulturförflyttning och intensivt förändringsarbete
Under perioden 2017 till 2022 inleddes arbetet med att driva igenom en kulturförändring i Region Gotland. Det är ingen enkel uppgift att implementera och förändra ett arbetssätt som funnits i runt 20 års tid. Omvärldsanalyser gjordes och en process togs fram som handlade om att titta på verksamhetens uppdrag och optimera bemanningen.
– Redan 2017 började vi titta på hållbara scheman. En nyckelfaktor i arbetet att främja vilorna i bemanningsplaneringen. Långsiktigt är hållbarhet mer väsentligt att främja än attraktiviteten. Man ska orka – inte bara den här veckan, eller i det här arbetslivet, utan i ett helt liv, berättar Mariana.
Ett pilotprojekt på deras akutmottagning under 2017–2018 påvisade att framåtroterande arbetstidsförläggning och ökad dygnsvila mellan varje arbetspass uppfyllde förväntningarna. Med stöd av resursgrafer kunde personalen fortsätta önska sina arbetstider, sjuktalen sjönk, bemanningstätheten ökade och ekonomin påverkades positivt.
En positiv aspekt för just för förändringsledning inom Region Gotland tror Linda också handlar om att det är en liten region:
– Vi har en stor fördel att vi är både en kommunal och regional sektor. Vi kan därmed vara en lärande organisation där områden som traditionellt inte utbyter erfarenheter och lösningar kan få vinningar genom att vi kan röra oss sömlöst mellan exempelvis hälso- och sjukvård och teknikförvaltningen.
Medvind som bemanningssystem sedan tidigt 2000-tal
Region Gotland köpte in Medvind i början av 2000-talet, och idag har samtliga regionens verksamheter schemaläggnings- och bemanningssystemet. Från 2017 till 2022 arbetade Region Gotland internt med tydligare dygnsviloregler, och all uppdatering och förvaltning skedde av deras systemförvaltare, Siv Nicklasson. Men när de första signalerna från EU kom 2022 om att dygnsvilan skulle förändras fick Region Gotland en skjuts i ryggen. Visma tog kontakt med Mariana och ett givande samarbete inleddes. Region Gotland hade grunden för arbetstidsförläggningen och kunde visa Visma hur sådana scheman kunde se ut i Medvind. Mariana berättar mer:
– Våra erfarna planerare har nog nästan känt sig nya på jobbet på grund av de nya reglerna och hur de behöver arbeta i Medvind idag, och har till exempel fått sitta i Medvinds testmiljöer och testa olika scenarier. Visma har sedan utvecklat systemet vidare och stöttat oss i den nya verkligheten. De nya avtalsskrivningarna kräver att medarbetarna ska kunna se var vilorna finns, och Medvind larmar exempelvis om dygnsbryt, dygnsvila och veckovila nu.
Linda lyfter också hur väl samarbetet med Amanda har flutit på:
– Det var Visma, och Amanda mer specifikt, som var drivande, säger Linda. Visma har verkligen örat mot rälsen och har varit otroligt lyhörda i processen. Amanda tog till sig allt vi presenterade för henne som vi ville inkludera i systemet.
Efter de nya avtalsskrivningarna krokade Region Gotland även arm med de fackliga och höll gemensamma utbildningar för alla chefer och medarbetare om vad avtalsskrivningarna innebar. Något som förutom trygghet för arbetsgivare och fackliga företrädare också bidragit till ett mer kollektivt lugn, menar Mariana och Linda.
Ett stabilt samarbete och utbyte fortsätter
De nya avtalsskrivningarna om dygnsvila har gjort att frågan om bemanningsplanering har blivit ännu mer komplex, och därför kommer samarbetet med Visma att behöva fortsätta, menar Linda. Något som sticker ut i samarbetet som både Mariana och Linda lyfter är lyhördheten och att Visma är måna om att kunderna ska få vara med i utvecklingsarbetet. Region Gotlands egna systemadministratörer, Caritha Granvald och Julia Stanius, har även spelat en väldigt viktig roll och bidragit till det goda samarbetet.
– Efter att ha jobbat i några andra tidrapporteringssystem, står Medvind ut med sitt tydliga användarfokus som bara blir bättre och bättre med åren. Visma jobbar för att synliggöra och göra planeringen visuell i Medvind. Sen är det väldigt roligt att jobba ihop med Visma och få goda relationer med systemutvecklare och supporten. Det har förhoppningsvis varit ett givande samarbete för båda parter! Vi har fått hjälp och stöd kring vårt behov och Visma har kunnat hjälpa oss med kreativa lösningar, säger Mariana och Linda.
Medvind
Vismas schemaläggnings- och bemanningssystem hjälper till att planera arbetstider och enkelt hitta ersättare. Ett grundschema med oregelbunden arbetstid kontrolleras snabbt mot dygnsvila för att garantera att alla anställda har minst elva timmars odelad dygnsvila.
Läs mer om Medvind WFM
Dygnsvila
Från oktober 2023 gäller nya regler för dygnsvila, enligt EU:s arbetstidsdirektiv. Alla medarbetare i kommuner och regioner ska ha minst 11 timmars sammanhängande dygnsvila under en 24-timmarsperiod, och varje arbetspass måste följas av dygnsvila.