Kommuner som vill uppnå bästa möjliga effekt av digitalisering måste våga öppna dörren till förändring. Det kräver i sin tur välformulerade upphandlingar. Dessvärre ser vi att chanser går förlorade på grund av alltför snäva kravspecifikationer, ofta grundade på nuvarande arbetssätt eller i värsta fall kopierade från tidigare upphandlingar.
Ställ krav på resultat – inte vägen dit
Andra gånger utgår man ifrån att kravet på digitalisering uppfylls om bara viss teknik tillförs, exempelvis en robot. I själva verket är det som att vilja bygga om sitt hus och samtidigt ställa krav på vilka verktyg snickaren använder. Har du hammare? Bra, då får du två poäng i min utvärdering!
Kan systemleverantören inte bara visa det smartaste sättet att uppnå målet?
– Det är tyvärr inte möjligt när kravspecifikationen väl är formulerad. Då ingår det i spelets regler att vi som leverantör måste svara på det som efterfrågas, för att ha chans att slåss om avtalen, säger Anders Medeborn, senior account manager på Visma PubliTech.
Så hur ska en kommun agera, för att inte begränsa möjligheterna?
– Jag var nyligen inblandad i en upphandling som föregåtts av att kommunen hade jobbat med verksamhetsutveckling samt kartlagt sina processer och sitt leveransansvar. Utifrån det sattes en målbild för hur processerna ska fungera, utan exakta krav på hur. Det var en föredömlig approach, som gav oss och andra systemleverantörer chansen att visa hur vi kan hjälpa dem uppnå det dem vill. Trots allt snack om digitalisering, är det faktiskt inte tekniken som är det intressanta, utan den upplevda skillnaden den skapar för användarna, säger Anders Medeborn.
