Kollision mellan moderna system och omoderna rutiner

Kollision mellan moderna system och omoderna rutiner

Ibland, men ganska sällan så är det den stora massan av användarna som driver utvecklingen. Ett exempel på detta var när smartphones blev smarta på riktigt och personer fick upp ögonen för hur bra “mobila” lösningar är. Då tog användarna många av oss affärssystemsutvecklare på sängen genom att kräva att det mesta av logiken i ett affärssystem borde finnas tillgängligt på deras smartphone. Det låg naturligtvis i planen, men vi fick skynda på ordentligt och för en del affärssystem som funnits med ett tag har det varit en tekniskt utmaning.

Men oftast är det så att nya lösningar drivs av leverantörerna och föds av orsaker som nya tekniska möjligheter/plattformar, lagar ändras, globalisering, ökad konkurrenskraft etc. Om vi tar detta med konkurrenskraft så är det en viktig fråga för ledningen i många svenska bolag. Att utföra administrativa rutiner till lägsta möjliga kostnad och högsta möjliga kvalitet står högt upp på listan över möjliga effektiviseringsprojekt för bolagen. De nya molnbaserade affärssystemen som t.ex Visma.net bygger på ett papperslöst, automatiserat arbetssätt.

Men är det så att moderna system och en automatiserad process alltid automatiserar?

Ett exempel: När man matchat leverantörsfakturan mot inköpsordern så behöver väl den inte attesteras egentligen? Om förfallodatum stämmer med villkoren så borde den kunna betalas och prickas av automatiskt när datum infaller? Men om man beskriver detta för användaren så får jag ibland invändningar. ”Jag behöver minst 3 kontroller till…”, ”jag vill alltid gå igenom listor…”, ”jag får en “känsla” för verksamheten genom att gå igenom betalningsförslaget…” etc. Man är kanske inte villig att ändra sina arbetssätt och rutiner bara för att systemet har stöd för “automatiserade processer”.

Denna förändringsutmaning kanske inte alltid hamnar på ledningens bord. De tror fortfarande att de har investerat i ökad effektivitet med mindre tidsåtgång för varje moment. Så hur får vi användare att sluta “manualisera” moderna “automatiserade” affärslösningar? Jag tror på tydliga ekonomiska/kvalitativa/tidsbesparande mål eller förväntningar på den nya affärslösningen. Dessa ska vara kommunicerade till alla berörda. Transparens skapar motivation och är jag motiverad tar jag ägandeskap över min egen personliga förändring. Så fungerar jag i alla fall!

Vill du utmana dig själv och dina arbetssätt? Häng med på ett webbinar om Visma.net!

Anmäl dig direkt

Carola Lissel arbetar som VD på Visma Software och har varit verksam på olika företag inom affärssystemsbranschen i snart 20 år i olika roller kring försäljning, kanalutveckling och marknad. I dag funderar Carola mest på frågor kring produktivitet, automatisering och kundnöjdhet kopplat till affärssystem - och naturligtvis de ljusa "moln" som breder ut sig i branschen.
Kom i kontakt med Carola: