Tillbaka till huvudmeny

ICA-gruppen automatiserar lönehanteringen med ny teknik i HR-plus

ICA-gruppens centrala lönefunktion i Västerås som skapar lön åt 45 000 tjänstemän och anställda i koncernen, inklusive 900 av matvarukedjans 1300 butiker, är en av de största och mest automatiserade i Sverige. Nu har ICA-gruppen tagit ännu ett automationskliv med HR-plus.

ICA-gruppen automatiserar lönehanteringen med stöd av ny teknik i HR-plus.
ICA-gruppen automatiserar lönehanteringen med stöd av ny teknik i HR-plus.

– Vi tittar alltid på lösningar för hur vi kan höja kvaliteten och möjliggöra för våra lönespecialister att lägga mer tid på rådgivning, säger Ann-Britt Carlsson, chef för ICA Affärsservice Lön. 

ICA tog initiativ till en dialog med leverantören Visma, vilket resulterade i ny funktionalitet som lyfter lönesystemet HR-plus ytterligare en nivå genom att även automatisera kontrollen av kontrollerna. Förra året började ICA testa de enklaste av dessa och därefter har alla resterande adderats successivt.

Nu behöver lönespecialisten bara starta den första kontrollen och därefter följer de andra helt utan handpåläggning. När en butik är klar visas en grön bock, medan fel och varningar samlas i en rapport. 

Fokus på automation genererar affärsvärde

Sedan december 2018 har hela ICA-gruppen haft stort fokus på automation. En konsekvens därav är att ICA-gruppens anställda idag har 190 digitala kollegor som arbetar inom olika områden. 

En av dessa, Marvel, håller koll på fakturadifferenser i varuflödet. Stammis-bot heter en annan som besvarar frågor med koppling till lojalitetsprogrammet. Det senaste tillskottet, AI-kollegan Classe, jobbar deltid i Ann-Britt Carlssons team, där han hjälper till med att klassificera alla lönefrågor som medarbetare, chefer och ica-handlare skickar in. 

På ICA har HR-plus nya tekniska förmåga fortfarande inte personifierats med ett eget tilltalsnamn. Kanske väntar man med dopet tills mer intelligens är levererad och alla har fått bekanta sig med systemets fulla potential för Human in the Loop, det vill säga samarbetet mellan maskin och människa?

Bara början på vad ny teknologi kan bidra med

– Just nu jobbar vi med att tillföra smarta funktioner till HR-plus som kan dra slutsatser om framtiden utifrån historisk data. På så vis går det att upptäcka anomalier utan att behöva ha fasta villkor i kontrollerna och systemet ”lär” sig över tid, säger Anders Jörnehag, Tech Lead på Visma Enterprise. 

Det här är alltså bara början på vad ny teknologi kan användas till. Maskininlärning och artificiell intelligens (AI) kommer att tillämpas mer och mer i Vismas system, för att stödja användarna samt höja kvaliteten och effektiviteten i kundernas processer.

Klicka här, för att veta mer om hur HR-plus Payroll Automation digitaliserar och effektiviserar HR- och löneprocesser med stöd av senaste tekniken.
Så jobbar ICA Afförsservice Lön med förändringsarbete:
Låt användarna testa
Lönespecialisterna som testade de nya funktionerna i HR-plus deltog även vid demonstrationer och möten, där övriga kollegor informerades.
Bygg tillit till ny teknik
Kontrollerna i HR-plus automationsstöd kopplades på i flera steg, så att alla fick chans att vänja sig.
Säkerställ bra stöd till nyanställda och vid förändring
Finansakademin är en portal där lönespecialister inom ICA-gruppen enkelt kan ta del av kurser/instruerande filmer.
Säkerställ att alla är med
Förändringsledare = en viktig framgångsfaktor som finns med i de flesta av ICA-gruppens projekt, små som stora.
Bygg en förändringskultur
På Affärsservice Lön jobbar man i mindre team, där alla deltar i arbetet med att identifiera möjligheter till bättre arbetssätt och ökad digitalisering.

Mest populära

  • Julklapp, julbord eller julfest?

    Efter förra årets generösa möjlighet till arbetsgivarjulklapp är vi tillbaka i mer normala gåvovärden igen. Världen är orolig, klimatet hotat, elpriser som skjuter i höjden, stigande räntor och pengar som räcker till allt mindre. Vad får julklappen du ger dina anställda kosta i år och vilka är reglerna kring julbordet?

  • Kan arbetsgivare betala ut pengar istället för semester?

    När semesteråret når sitt slut, och de anställda har semesterdagar kvar, vad kan du som arbetsgivare göra? Kan du betala ut pengar istället för att ge medarbetaren semester? Det är en vanlig fråga, och svaret finns i semesterlagen.

  • Nya pensionsåldrar från 2023

    Från och med år 2023 gäller nya pensionsåldrar som styr när du tidigast kan ta ut din allmänna pension. Även garantipension, inkomstpensionstillägg och bostadstillägg omfattas av de nya reglerna.