Visma CLM avtalsuppfoljning

Dags för avtalsuppföljning i molnet

Nu är det dags att ta ansvar för att inte bara göra bra elektronisk upphandling utan att även bra elektronisk avtalsuppföljning! – Vad väntar du på?

I detta blogginlägg kan du läsa om smärtorna med bristande avtalsuppföljning som vi har identifierat efter att ha intervjuat våra kunder samt fördelar med fungerande avtalsuppföljning och hur vi på Visma Commerce kan hjälpa er med det. Vårt nylanserade verktyg Visma CLM har en rad funktioner som ger bra kontroll över avtalen och leverantörerna samt genererar pålitligt underlag för kommande upphandlingar.  

 

 

Vad är egentligen en bra upphandling?

Är den när lägsta pris vinner med alla krav uppfyllda? Eller när man har spelat ut de sista tre leverantörerna så hårt som möjligt mot varandra i en slutförhandling och “klämt ut sista droppen”? Vilka avtal ger dig verkligen vad du betalar för?

Målet med en bra upphandling är såklart i första hand att säkerställa en så god leverans som möjligt till ett så totalekonomiskt fördelaktigt pris som möjligt. Uppnår vi det?

Vi lägger numera mycket arbete på att formulera så bra krav som möjligt, att vikta dem mot varandra och att, vid anbudsutvärdering, bedöma hur väl anbudsgivaren svarar upp mot dessa.


Men sedan då?

LOU, LUF, LUFS… Upphandlingslagstiftningen blir mer och mer detaljerad kring, åtminstone i offentlig sektor, hur vi får ställa krav. Miljö och CSR (Corporate Social Responsiblility) är näst på tur i nya direktiven från EU. Men inte ett ord sägs om hur vi sedan ska följa upp att leverantörerna faktiskt lever efter de villkor som ställts under avtalstiden. Räcker det verkligen att de bekräftat att de uppfyller kraven vid anbudsinlämningen?

 

Vaddå CLM?

Avtalsuppföljning kommer i lite olika namn, som Contract Lifecycle Management, Supplier performance, Contract Compliance. Vi har satsat mer än ett år på att sätta in oss i vilka smärtor som finns, hur de som kommit en bit på väg resonerar och framförallt hur man egentligen skulle vilja arbeta om man bara hade resurser och bra verktyg. Bilden är såklart lite olika om man pratar med ett medicinskt företag med verksamhet i 80 länder eller en liten kommun med 15 000 invånare. Men smärtorna hos mer än 50 besökta organisationer är ändå i praktiken de samma.

 

6 smärtor med bristande avtalsuppföljning som vi har identifierat

 

Lagring av kunskap över tid – Kontaktpersonerna och dokumentationen

För att kunna följa en leverantörsrelation över tid måste man ha koll på dokumentationen över tid. Ett klassiskt ramavtal i offentlig sektor är på 4 år. I privat sektor ofta längre. Hur håller man koll på att erfarenheterna från förra året finns till hands när beslut om förlängning eller omförhandling ska ske? Hur går det om den som var ansvarig för avtalet inte längre arbetar kvar? Ligger den dokumentationen kvar i någons mailbox, eller i en fil på disk som ingen längre hittar?

Resurser, resurser, resurser

Vem ska egentligen ansvara för avtalsuppföljningen? Ska man göra som de riktigt stora och etablera en egen avdelning med bara avtalsförvaltare? Ska istället samma resurser ansvara för allt i sin kategori, både marknadsanalys, upphandling och uppföljning? Eller kanske de personer ute i verksamheten som faktiskt lever med avtalen, och som kanske också beställde upphandlingen från början, ska själva delta aktivt i avtalsuppföljningen?

Verktyg

Vi frågade 1 800 av våra kunders avtalsägare och svaret var tydligt: 89 % av de som svarade på enkäten uppger att de skulle behöva ett anpassat verktyg. När vi frågade om vad man använder idag så svarade man Excel och till viss del Visma TendSign.

Datainsamling

Hur ska uppföljningsdata samlas in? Ska ansvarig avtalsuppföljare göra allt arbete själv? Vad kan leverantören bidra med? Vad kan verksamheten ge för återkoppling? Hur vet vi vad dom som faktiskt berörs av avtalet tycker? Vill vi ha både mjuka och hårda fakta?

Automatisering

Om en upphandling ställer 100 krav som går med in i avtalet, hur många av de behöver följas upp och hur ofta? Hur lägger vi upp uppföljningsplanerna för 47 behandlingshem med månadsvis, kvartalsvis och årsvis uppföljning av olika krav? Det måste finnas ett bättre sätt att skapa dessa planer än att lägga in kalenderbokningar en och en per avtal!

Community

Du är inte ensam. Inte med allt i alla fall. Kanske är det inte 100 andra organisationer som har avtal på spektralmikroskop, men för de lite mer grundläggande kategorierna finns många som sitter med samma avtalspart som du. Hur gör de? Planerar ni att följa upp samma saker? Kan ni dela på bördan? Vi träffas såklart på konferenser och inspirationsmöten i olika grupper, men när jag sitter där med mitt avtal som brister hur hittar jag likasinnade då?

 

Vad är effekten av bristande avtalsuppföljning?

 

  • Vi får inte vad vi betalar för
  • Bristande underlag för att kunna kräva vite eller häva avtal
  • Riskerar  behålla leverantörer som inte uppfyller kraven
  • Har ingen koll på när leverantören är på fallrepet
  • Baserar nästa upphandling på förra istället för på erfarenheterna från senaste avtalsperioden
  • Fortsätter ställa krav som inte kan följas upp
  • Kan inte sätta mål och löpande följa hur vi utvecklas mot dem

 

Fördelar med fungerande avtalsuppföljning

 

  • Säkerställer att vi får det kvalitet vi upphandlat till rätt pris
  • Möjlighet att effektivt visa att vi kontrollerar att krav följs och kan avsluta de avtal som inte håller måttet (och släpper istället in de leverantörer som kan)
  • Chans att tidigt kunna upptäcka varningar och agera innan en avtalsrelation blir akut
  • Får in rätt underlag för att omförhandla eller göra nya upphandlingar
  • Koll på vilka krav vi ska ställa och hur de ska följas upp
  • Möjlighet att finansiera flera resurser (inklusive ett smart verktyg) med rena besparingar från uppföljningsarbetet
  • Tydliga mål och överskådlig uppföljning

 

Välkommen till Visma CLM – avtalsuppföljning i molnet!

Den offentliga marknaden och vi på Visma Commerce är nu redo för att göra samma teknologiska hopp som vi gjorde från pappersbaserad till elektronisk upphandling men denna gång för elektronisk uppföljning av avtal. Vårt nylanserade verktyg Visma CLM har funktionalitet som tillfredsställer följande behov:

  • Kraven man ställer i elektroniska förfrågningsunderlag ska automatiskt kunna märkas för uppföljning och automatiskt generera uppföljningsplaner.
  • Målgruppen för avtalsuppföljning är bred. Centrala resurser på inköp ska kunna jobba strategiskt med övergripande uppföljning men verksamheter som lever med avtalen ska hantera den operativa uppföljningen.
  • Tratten som samlar in data ska vara så stor och så automatiserad som möjligt. Både mjuka fakta som användarnas och leverantörens nöjdhet såväl som hårda fakta som omsättning och skatteinbetalningar behöver tas med i bilden. Data som kostnaden på avtalet, leveransprecision och antal reklamationer ska automatiskt kunna följas och bevakas.
  • Dokumentation om hur det går och vem har ansvar för respektive område ska lagras på en plats över tid och utgöra underlag för såväl hur avtalet ska utvecklas som hur nästa upphandling borde utformas.
  • Uppföljningen ser mycket olika ut i olika kategorier, alltså måste uppföljningen kunna styras på kategorinivå.
  • Nyckeltal behöver kunna definieras och löpande följas.
  • Verktygen måste vara tillgängliga för alla berörda, i molnet, på deras egen favoritenhet.

 

/Daniel Simonsson

 

Vill du höra mer eller se en demo av Visma CLM? Mejla Daniel Simonsson på daniel.simonsson@visma.com eller läs mer på hemisdan!

Läs mer om Visma CLM på hemsidan!

Produktchef för verktyg till strategisk inköpsstyrning på Visma. Grundare till Visma TendSign som nu används i merparten av all offentlig upphandling i Sverige.
Kom i kontakt med Daniel: