Konkurrensverkets rapport 2020:1 Korruption och osund konkurrens i offentlig upphandling visar att många upphandlare anser att det råder en brist på avtalsuppföljning hos upphandlande myndigheter. De menar att det bortprioriteras i organisationen, samtidigt som de anser att korruption oftast uppstår vid avtalsförvaltningen efter det att upphandlingen är avklarad.
I vår undersökning
[highlight]Visma Anbudsbarometer 2019,[/highlight]
som bygger på svar från 390 leverantörer i olika branscher, framkommer det att endast 15 procent av de tillfrågade leverantörerna anser att upphandlande myndigheter är bra på avtalsuppföljning.
Det krävs kontinuerlig uppföljning
I Konkurrensverkets rapport står att det är upp till varje upphandlande myndighet att se till att de har en gedigen och noggrann avtalsuppföljning. En väl fungerande avtalsuppföljning minskar inte bara risken för korruption och osund konkurrens utan leder även till ett effektivt inköpsarbete som även säkerställer att organisationen får den kvalitet de har upphandlat till rätt pris. Att följa upp avtal ger möjlighet att tidigt upptäcka om leverantören inte agerar som utlovat.
Som upphandlare i offentlig sektor räcker det inte med att enbart ställa krav i avtalet med leverantören. Utan kontinuerlig uppföljning kan kraven i avtalet snabbt bli verkningslösa. För att kunna följa upp måste man veta vad som ska följas upp. Helst ska det ingå i avtalet att leverantören själv ansvarar för att följa uppställda krav.
Kommuner och regioner måste kontrollera att de får det de betalar för. I slutändan tjänar hela samhället på att upphandlande myndigheter övervakar sin avtalsförvaltning och inte släpper den när upphandlingen är klar, skriver Konkurrensverket.
6 framgångsfaktorer för bättre avtalsuppföljning
Vi på Visma Commerce hjälper med våra lösningar årligen ett stort antal upphandlande myndigheter att få kontroll på sina leveranser, kvalitet och volymer. Det har gett ett gediget underlag för att ta fram följande 6 framgångsfaktorer för bättre avtalsuppföljning:
- Se till att det finns beslut, roller och avsatt tid till att genomföra avtalsuppföljning i din organisation.
- Fokusera din uppföljning på de avtal som är viktigast att följa upp i första hand.
- Sätt avtalet i fokus under hela upphandlingsprocessen – fundera över hur krav ska följas upp redan när kraven formuleras.
- Involvera leverantören. Avtalet är gemensamt mellan parterna.
- Var tydlig med att beskriva i dina upphandlingsdokument hur uppföljning ska ske.
- Skaffa ett verktyg för avtalsuppföljning! Det är väldigt svårt att hantera avtalsuppföljning utan ett bra it-stöd.
Med Visma CLM ”Contract Lifecycle Management” kan ni följa upp era tecknade avtal genom att skapa uppföljningsplaner med återkommande uppgifter, registrering och uppföljning av nyckeltal och möjlighet att logga åtgärder och händelser på era avtal.
Vill du höra mer eller se en demo av Visma CLM? Mejla försäljningschef Stefan Norr på [email protected]
