Nästan alla medelstora och stora företag har sedan många år implementerat ett fakturahanteringssystem för sina leverantörsfakturor, men inom privat sektor ser vi att många ÄNNU inte har integrerat fakturahanteringen som en del av inköpsprocessen.
Varför helintegrerat inköpssystem?
Utan ett inköpssystem som är helintegrerat med fakturahanteringen arbetar man reaktivt med sina leverantörsfakturor. Fakturor hamnar oftast hos ekonomifunktionen som får lägga mycket tid på att hitta vem som skall attestera fakturan, sakgranska den och ofta även kontera fakturan. Mycket tid läggs även på att jaga dessa personer vid varje månadsskifte för att få dem att attestera fakturan i tid för betalning med mera.
Tänk om all fakturahantering skulle behandlas i beställningssystemet. Det skulle då bli naturligt att göra alla inköp där och på så sätt säkerställa att beställningarna går till de leverantörer som ger bäst villkor. När alla inköp går via systemet får man en mycket högre avtalstrohet och även effektivare processer.
Processförändring som ger kostnads- och tidsbesparingar
Genom att redan vid beställningstillfället söka fram rätt produkt, till rätt avtalsleverantör, till rätt pris och få automatisk hjälp med rätt kontering gör att fakturan automatiskt matchas mot inköpsordernummer och automatiskt går in i ekonomisystemet utan att behövas granskas av någon på ekonomifunktionen. Det är effektivisering och en processförändring som ger stora resultat såväl kostnadsbesparingar och tidsbesparingar.
Räkneexempel på processbesparing
Process Besparingen om cirka 60% på 100 000 fakturor per år som automatiskt matchas mot inköpsorder och en spänd på 200 MKR per år, är cirka 3,5 MKR per år! Som tillägg kan då även inköp som nekas av den som ska godkänna beställning få effekt, det räcker med 3% nekande inköp på en spänd på 200 MKR per år så kan det ge en [highlight]besparing på ca 4-6 MKR![/highlight]
Gör vardagen enklare genom att automatisera hela inköpsprocessen från beställning till betalning. Med en Purchase-to-Pay lösning får du många smarta och avancerade funktioner. Automatisera och kvalitetssäkra kontering, orderläggning, leveransmottagning och fakturor. Fokusera på avvikelser istället för varje transaktion. Oavsett om användaren loggar in på kontoret eller på fältet är Visma Proceedo alltid tillgänglig på alla typer av enheter såsom mobilen, läsplatta eller dator.
/Björn Duzäll, sales Visma Commerce
Upptäck Purchase-to-Pay med Visma Proceedo
“Automatisera inköpsprocessen från beställning till betalning.”
