Tillbaka till huvudmeny

Anställningsguiden visar vägen till bättre kvalitet i Malmö stad

När stadsrevisionen uppmärksammade brister i Malmö stads hantering av anställningar inleddes ett stort förändringsarbete för att lyfta kvaliteten. Införandet av Personec P:s Anställningsguide i januari 2019 var en konkret åtgärd som projektet resulterade i.

– Tidigare kunde rekryterande chefer uppdatera informationen direkt i P. Det fanns förstås de som hade bra koll på inmatningen, men alltför ofta förekom fel, säger Anna Ohlsson, Systemansvarig på HR i Malmö stad.

Malmö stad har idag cirka 30 000 medarbetare med alla timavlönade inräknade. På en månad hanteras ungefär 4 000 ärenden som på ett eller annat sätt har koppling till anställningsavtalen. 

– Anställningsguiden digitaliserar flödet och gör det enkelt att göra rätt. Om någon ändå skulle välja fel anställningsform till exempel, så gör det inget. Idag uppmärksammas HR på alla relevanta avvikelser och måste ge sitt godkännande för att datan ska överföras till lönesystemet, säger Maria Kellerman, systemägare och enhetschef på Malmö stad.

Anna Ohlsson och Maria Kellermans uppfattning är att chefer i Malmö stad tycker att de nya rutinerna är en enkel och bra lösning överlag. 

– Tidigare varierade processen mellan olika verksamheter. Jag pratade nyss med en rektor som uppskattade att det var så mycket smidigare nu. Faktum är att jag själv gjorde min första anställning i förra veckan och lättare än så här kan det nog inte göras. Det behövs ingen utbildning, säger Maria Kellerman.

Möjligheten att snabbt kunna få anställningsavtalet påskrivet kan vara avgörande för den som har turen att hitta en undersköterska eller annan eftertraktad kompetens. Maria Kellerman fick ut avtalet direkt och betonar att HRs godkännandeprocess inte får skapa fördröjningar. 

Anställningsguiden är en relativt ny modul och införandet hos Malmö stad krävde vissa anpassningar och vidareutveckling. 

– I början var det en del stopp och det dyker fortfarande upp saker som behöver lösas. Vi har lagt ner mycket resurser på att få det att fungera så som vi vill, men det har varit ett roligt arbete och vi har haft ett bra samarbete med Visma. Vi vill putta cheferna till att använda guiden för så många rutiner som möjligt. Vi vet ju att det underlättar deras arbete och att de vill vara där, säger Anna Ohlsson.

Vill du veta mer om hur anställnings- och avslutsprocessen kan förenklas? Klicka här!

Mest populära

  • Kan arbetsgivare betala ut pengar istället för semester?

    När semesteråret når sitt slut, och de anställda har semesterdagar kvar, vad kan du som arbetsgivare göra? Kan du betala ut pengar istället för att ge medarbetaren semester? Det är en vanlig fråga, och svaret finns i semesterlagen.

  • Räknas restid som arbetstid?

    Betald restid – en definitionsfråga med flera svar. Många yrkesgrupper spenderar många timmar i veckan på att resa mellan olika projekt eller arbetsplatser. Det finns tillfällen då restid räknas som arbetstid. Däremot räknas inte resan till och från den ordinarie arbetsplatsen som restid – dina medarbetare har alltså inte rätt till kompensation för tiden de lägger på att ta sig till arbetet.