Steg att förhålla sig till vid publicering av pdf:er på webben
När vi ser på dokument så hjälper riktlinjerna i Webbdirektivet och WCAG 2.1 dig att både visuellt och funktionellt skapa tydliga och användarvänliga dokument som alla kan ta del av.
Har ni många pdf:er på er webbplats? Funderar du på om de är tillgängliga och hur kan du veta om de är det? För pdf:er som ska publiceras på webben så finns det några enkla steg att förhålla sig till:
A) Undvik pdf:er
För det första, utvärdera om ni verkligen behöver lägga upp pdf:er på webbplatsen. Material som publiceras på webben ska i första hand publiceras i webbgränssnittet i ett öppet format som HTML.
B) Skapa tillgängliga dokumentet
Om ni kommer fram till att ni trots allt behöver publicera pdf:er så behöver de vara tillgängliga.
C) Testa
Tillgänglighet kan testas med inbyggda verktyg i Adobe Acrobat PRO och i MS Word. Det finns mycket bra stöd för det i de senaste versionerna.
Men dokumenten blir inte fullt tillgängliga bara för att verktygen ger klartecken. Man behöver också göra en manuell kontroll och helst också prova att läsa dokumenten med ett hjälpmedel så som skärmläsare.
Grundläggande tips
Regler för dokument är samma som för innehåll på en webbsida. Följer ni tipsen nedan och tänker på att ni sparar pdf-dokumentet som pdf och inte som bild så har ni i de flesta fall ett dokument som är tillgängligt för de flesta.
Låter det krångligt? Tillgänglighet är kul. Att göra ett dokument tillgängligt behöver inte vara svårare än att skapa ett otillgängligt dokument.
1. Innehåll
Se över textinnehåll och skriv texter utifrån ett tillgänglighetsperspektiv.
2. Rubriker och struktur
Se till att rubrikstrukturen följer hierarki H1 och nedåt. Se till att läsordningen i dokumentet är riktig. När man omvandlar ett dokument till pdf kan läsordningen bli fel. Element som bilder och text kommer kanske inte i rätt ordning och behöver fixas.
3. Bilder (grafer och diagram)
Bilder (grafer och diagram) måste ha en meningsfull alt-text eller om de inte är meningsbärande kan de sättas som dekorativa. Grafer och diagram är i de flesta fall inte tillgängliga i sig själva utan kan då säkrast hanteras som bilder. Notera att bilder också kan vara stämningssättare och bör då ha en beskrivning därefter. Tänk även på att om bilderna redan har en beskrivning synlig på sidan så behöver den inte upprepas i en alt-text.
4. Tabeller
Utvärdera om de behövs. Överväg om informationen kan presenteras i en lista istället. Tabeller har dock fördelar för viss typ av informationen som till exempel större mängder av data. För att skapa en tillgänglig tabell finns det några saker som behöver göras. Se till att tabellen har ett tabellhuvud. Se helst till att alla rader har lika många kolumner och att inga celler går över fler kolumner. Se även till att undvika tomma celler om det går.
5. Kontraster och färger
Se till att det är tillräckliga kontraster mellan text och bakgrund. Till exempel är det ofta svårt med text på bild. Testa gärna kontrasterna med ett testverktyg för att säkerställa att informationen går att läsa och att bilder och symboler går att se. Tänk på att inte enbart använda färg för att förmedla information utan lägg till symboler eller text.
6. Tomma paragrafer ¶
Rensa bort paragrafer utan innehåll. En användare av skärmläsare kommer att få dessa upplästa och uppfattar kanske att dokumentet är slut fast det egentligen bara var ett antal paragrafer som lagts in för att skapa luft. Luft skapas genom att ändra rad- och paragrafavstånd.
Skärmläsare
Vill du komma igång att testa själv med skärmläsare? Både Windows och Mac har inbyggda skärmläsare. Ett tips innan du startar skärmläsaren första gången är att läsa på om hur du stänger av den och ha guiden framme så att du lätt kan se vilka kommandon som gäller.
Notera att både skärmläsare och pdf:er fungerar olika bra i olika webbläsare och pdf-visningsprogram (Adobe Reader/PRO). Därför kan olika kombinationer behöva testas.
Några exempel på skärmläsare:
Visma har lång erfarenhet av Webbtillgänglighet
Visma har lång erfarenhet av att skapa webbplatser som är anpassade efter tillgänglighetskrav. För samtliga våra kreatörer, designers och utvecklare är det en självklarhet att bygga designelement, komponenter och funktioner i enlighet med de krav som ställs i Tillgänglighetsdirektiven och WCAG-kraven. Så även vad gäller metadataelement. Vi har även stor erfarenhet av att säkerställa att webbplatsen kommer att fungera för flera olika webbläsare och skärmläsare.
Lästips:
Användarhandbok för Acrobat – Tillgänglighet, taggar och flödesomformning
Gör dina Word-dokument tillgängliga för personer med funktionsnedsättningar
Vägledning för webbutveckling – Dokument & pdf
Webbtillgänglighet – Vad är det och varför är det viktigt?
