Blogginlägget är skrivet av Anders Levin, BI-specialist på Visma bWise AB.
Säkerställ syfte med budget
Första frågan en verksamhet bör ställa sig är vad budgeten syftar att uppnå. Det kan tyckas självklart men frågan är ack så relevant att ställa sig. Ett vanligt svar är att sätta finansiella ramar, mål och resurstilldelning för nästa år, men utan ett paket som kortfattat beskriver syftet så att involverade nås av budskapet är det lätt att missförstånd uppstår. Säkerställ således att syftet med budgeten är framtagen för att göra involverade medvetna.
Presentation av syftet ska vara kortfattad, visuell och användas som underlag för att undanröja att missförstånd uppstår i verksamheten. Nyttja även framtagen presentation som grund för hur verksamheten kan förbättra och förenkla budgeteringen genom att kontinuerligt föra dialog kring syftet med budget.
Vilken detaljnivå behövs
Efter att syftet med budget är säkerställd är det viktigt att fundera på vilken detaljnivå som budgeten behöver vara på. Budgeten tar en titt in i framtiden och pekar på riktning för verksamheten. Ju längre bort i tid desto osäkrare kommer siffrorna att bli. Det tåls att funderas på om budgeten verkligen behöver vara på lägsta konto och innehålla samma detaljrikedom som vid bokslut. Om verksamheten istället fokuserar på färre detaljer kan det möjliggöra att man tar sig hela vägen från resultaträkning till kassaflöde enklare och snabbare.
Hur kan en organisation drivas på ett smidigt sätt, där människor och interaktioner är mer uppskattade än processer och verktyg?
Se inspelningen av vårt webinar, Beyond Budgeting och få svar på dessa frågor!
Identifiera verksamhetens drivare
Ett sätt att minska detaljrikedomen är att identifiera verksamhetens drivare för intäkter och kostnader. Finn relationer som ger att färre antal inputs krävs för att genererar verksamhetens budget.
Tar drivarna även hänsyn till både finansiell och operationell information tenderar igenkännandet att öka i verksamheten. Istället för att enbart trycka ut en finansiell sammanställning som i stort är likadan som en resultaträkning får verksamheten även plan för sina operationella tal.
Drivarbaserad planering tenderar också att få som effekt att tid för sammanställning av budget minskar. Frigjord tid från planering kan istället läggas på fortsatt utveckling av verksamheten vilket är en vinst för hela verksamheten.
Hur lång tid får budgeten ta?
Budgeten tenderar för många verksamheter att dra ut på tiden och kan upplevas som om den aldrig tar slut. Ju längre tid det tar desto större är risken att budgeten endast blir en pappersprodukt. Siffrorna masseras så att någon till slut godkänner den. Sätt istället en strikt ram för när budgeten ska vara klar. Ser budgeten ut att vara dåliga nyheter för verksamheten är förslaget att stänga som det ser ut och istället sätta actions för vad som behöver göras. Jobba med actions, sätt upp en ny prognos istället och för att därigenom få till ett mer flexibelt agerande.
Summering
Jobba kontinuerligt med dessa steg för att därigenom säkerställa att syfte är känt, detaljrikedomen är hanterbar och drivare är identifierade, som resultat frigörs därför tid för sammanställning och analys av budget. Genom detta arbetssätt kommer budgeten ej heller endast ses som en finansiell produkt som är påtvingad verksamheten och istället blir det en gemensam produkt som ständigt förbättras i och med att verksamheten är involverad i arbetet.
När företag investerar i många affärsområden, varför är det ofta så att budgetering- och planeringsprocesser är manuella och föråldrade?
I denna kostnadsfria e-bok från Insightsoftware identifieras fyra viktiga frågor som du bör ställa innan du köper en planeringslösning.
