Mer pengar i kassan, eller bättre likviditet, är något som de allra flesta önskar sig. Jag kan direkt relatera till mig själv och min egen odling av grönsaker. Jag vill ha en riklig skörd till minsta möjliga insats av pengar och tid. Då gäller det för mig att sköta och förvalta min investering av fröer så att plantorna gror tidigt och hinner växa till sig innan säsongen tar slut. Vatten och näring med viss finess och omvårdnad krävs. Jag måste ha full kontroll på processen: från frö till skörd.
Genom mina år som konsult och projektledare har jag hjälpt många kunder att effektivisera och digitalisera sina verksamhetsprocesser. I alla de fallen har det handlat om att få bättre kontroll på kostnader och inkomster för att få en bättre “skörd”.
Jag ser ofta tre utmaningar hos företag:
- Kundfodringar: ofta är kostnaderna för betalningspåminnelser och räntefakturor mycket högre än väntat.
- Preliminärbokförda fakturor: många kunder jag möter har en stor post i sin balans- eller resultaträkning på just preliminärbokförda fakturor. Företaget vet att det kommer fakturor men de vet inte var kostnaderna kommer att landa.
- Inkommande fakturor: de flesta företag skannar manuellt fakturor som kommer via post eller e-post, vilket resulterar i många manuella steg bara för att fånga in dem.
Det är dags att börja tänka om!
För bättre likviditet krävs rätt frågor
Hur gör man då för att få igång dessa processer som på sikt ger bättre likviditet? Jag föreslår att du börjar med att inventera företagets process för leverantörsfaktura. Ställ dig dessa frågor:
- Attestflöde
– hur ser flödet ut?
– vem får fakturan?
– vem kontrollerar, konterar och attesterar? - Hur ser attestreglementet ut?
– är det aktuellt?
– är det rätt beloppsgränser som tillämpas?
– vilket typ av fakturor finns? - När reviderades fakturaflödet senast?
– har företaget växt eller omorganiserats? - Har vi manuella kontroller som kan göras av systemet istället?
Slopa all manuell skanning och gå över till e-faktura så att ditt företag får en säkrare datafångst. Sätt därefter upp regelverk för återkommande fasta kostnader för fakturor som avser hyra, energi, telefon, etc. Ta enbart emot fakturor om det finns referens.
Fin skörd och bättre likviditet efter bara 1-2 månader
Det är många som glömmer att system skall vara ett stöd för fakturaprocessen och inte tvärtom. Tänk på att skapa en hållbar, generell process utifrån flödet och låt systemet bli ett stöd. Börja lita på systemen.
Genom att genomföra denna inventering och översyn av ditt företags processer kan företaget ganska snabbt lyckas få bättre likviditet. Det tar ca 1-2 månader innan du ser genomslaget i er resultat- och balansräkning. Fakturorna kostnadsförs av systemet och betalas i tid. Inga stora poster på preliminärbokade fakturor och inga dröjsmålsräntor. Plantorna har fått sin omvårdnad och du kan njuta av en riklig skörd.
I vår guide ”Nio skäl att sluta med pappersfakturor” beskriver vi fler fördelar med ett elektroniskt fakturaflöde.
