Sverige måste bli bättre på digital kvittohantering. Trots att 95 procent av företagen redan har förutsättningar för att integrera sin digital bokföring men en lösning för digital kvittohantering och trots att digitala kvitton har varit godkända av Skatteverket sedan 2012 så hanterar fortfarande många svenska företag sina kvitton manuellt. Det visar undersökningen Kvittobarometer, som genomförs årligen av Kwick.
Enkelt sätt att förbättra medarbetarnöjdheten
De flesta anställda på svenska företag är missnöjda med hur kvittoredovisningen hanteras. Totalt svarade bara 12 procent, av 350 medarbetare i allt från offentlig sektor till småföretag, att de är helt nöjda med hur kvitton hanteras.
11 procent uppgav att de till och med bryter mot lagen i sin hantering. 10 procent skannar, fotograferar eller kopierar kvittot, men slänger sedan originalet. Skatteverket och Bokföringsnämnden godkänner digitala kvitton som räkenskapsinformation, men endast när den är utgiven av handlaren på korrekt vis. En procent slänger kvittot utan att ens skapa en kopia.
11% bryter mot lagen i sin hantering av kvitton
Trots att 95 procent av företagen har digital bokföring använder enbart hälften någon form av digital hantering när det gäller kvitton.
Många redo för digitala kvitton
Samtidigt som undersökningen visar ett missnöje med kvittohanteringen, ligger också lösningen för många företag närmare än de kanske tror.
51% av svenska företag är redo för digitala kvitton. Är du en av dem?
Systemstödet finns där, 95 procent har idag digital bokföring, och 51 procent har dessutom en strukturerad bankkortlösning för sina anställda. Det innebär att det är enkelt att slå på digital kvittohantering.
Region Gotland får digitala kvitton direkt i fakturahanteringslösningen
Några som redan kommit igång med digital hantering av kvitton är Region Gotland. De har 250 inköpskort som på ett år genererar ungefär 5000 kvitton.
Efter en testperiod har de nu infört digital kvittohantering för samtliga medarbetare. Målen är att förenkla arbetet med kvitton och minimera risken för felaktigheter.
– Kortköpen står för liten del av vår inköpsvolym, men genererar mycket arbete. Så vår förhoppning nu är att Kwick-appen och den automatiska kopplingen till ekonomisystemet ska underlätta både för kortanvändarna och för vår administrativa personal och på så sätt effektivisera vår kvittohantering betydligt, säger Mikael Wollbo, inköpsansvarig på Region Gotland.
60 procent vill ha mindre manuell kvittohantering
Region Gotland är inte ensamma, undersökningen visar att 60 procent av de tillfrågade vill ha mindre manuell hantering av kvitton.
För många företag tar traditionell kvittohantering upp mycket tid, men i takt med att tjänster som digital redovisning blir allt vanligare kommer den digitala kvittohanteringen följa med.
Tre starka skäl att gå över till digitala kvitton
Att gå över till digital kvittohantering behöver inte vara speciellt krångligt. Tiden det tar att införa tas mycket snabbt igen av att medarbetarna kan hantera kvitton betydligt mer effektivt.
- Enkelt att införa och sparar medarbetarens tid
Själva betalningen med kortet sker precis som vanligt, sen öppnar du Kwicks mobilapp, fotar av kvittot och gör en notering om vad köpet gäller. Kvittot hamnar nu direkt i affärssystemet och kopplas till e-fakturan för kortet tillsammans med din notering. - Bra för miljön och lättare att söka
När kvittohanteringen blir digital sparar du naturligtvis in en hel del papper. Det är bra för miljön samtidigt som det blir betydligt enklare att hitta gamla kvitton eftersom de lagras i ett digitalt arkiv. - Ger tid till mer värdeskapande uppgifter
I små företag läggs det en hel del tid på kvittohantering, i stora företag handlar det om så många timmar att det är svårt att greppa. Ett exempel är Nordea med 30000 medarbetare som årligen genererar 850000 kvitton. Med digital kvittohantering sparar de 16650 timmar på ett år.
Andra blogginlägg om digital kvittohantering:
