Utgå från behov
Utgå från din kommuns behov när du skriver dina tekniska ska-krav, inte problemet eller hur det ska lösas i teorin. Känn din organisation och planera noga. Gör ett grundligt förarbete så att era arbetssätt och processer blir tydliga. Utforma därefter en strategi som kan leda er, återspeglas i kraven och som ger leverantören rätt förutsättningar att lyckas.
Ställ inte för snäva krav
Att ställa specifika och invecklade tekniska ska-krav kan resultera i att du får göra om din upphandling. Du riskerar också att döma ut en leverantör eller produkt helt i onödan. Undvik hårda formuleringar som låser in dig. Ett ska-krav som kategoriskt kräver någonting, som till exempel att allt kodas enligt HMTL5, riskerar att missa målet. Finns det något egenvärde i just det specifika kravet ska det såklart finnas med, annars är vårt tips att lämna öppet för en viss valfrihet. Det blir både bättre och billigare i längden. Och du slipper dyra, misslyckade it-projekt.
Använd mjukare formuleringar
Ett alternativt sätt att skriva ska-kraven är att använda mjukare formuleringar, som till exempel “…nyutveckling ska följa HTML5-standarden så långt det är applicerbart…”. Ett annat bra tips är att be leverantören beskriva hur de arbetar med något, exempelvis “… beskriv hur funktioner i systemet säkerställer regelefterlevnad av GDPR”. Syftet är att det ska bli en bra upphandling med dialog kring tekniska behov och hur leverantören bäst möter dem.
Ett krav i taget
Ett vanligt misstag är att man klämmer in flera krav i ett. Dela upp olika behov och renodla dina krav. Om flera olika aspekter måste beaktas samtidigt blir det svårt, eller ibland omöjligt, för leverantören att svara.
Kopiera aldrig andra, eller?
Ett vanligt sätt att angripa kravspecen är att snegla på hur andra kommuner gjort, alternativt kopiera tidigare underlag. Risken med den strategin är att du även får med dig det som är mindre bra. Se tidigare upphandlingar som en mall där innehållet måste ses över och anpassas.
Vill du få fler tips på hur du lyckas med din upphandlning? Spana in vår upphandlingsskola.
