Det talas mycket om digitalisering och i september får Sverige en ny myndighet för digitalisering av offentlig sektor. Men vad kan kommuner med begränsade resurser konkret göra för att nå dit?
Trots en relativt liten IT-funktion har Falkenbergs digitaliseringsarbete uppmärksammats vid flera tillfällen. 2009 utsågs Falkenberg till Sveriges IT-kommun och förra året var de nominerade till utmärkelsen Sveriges digitaliseringkommun. Vi kontaktade Falkenbergs IT-chef, Torbjörn Larsson, för att få en förklaring till framgången.
Hur förklarar du att Falkenberg lyckats så bra?
Det är flera faktorer. Vid all verksamhetsutveckling letar vi efter den mest kostnadseffektiva lösningen. Det handlar ofta om digitalisering, men också om förändrade processer och arbetssätt. Vi börjar från botten och försöker se var digitala tjänster kan effektivisera. Vårt tankesätt är att alltid verka där vi gör mest nytta. På så sätt har vi gjort många funktioner både snabbare, säkrare och mer effektiva. Hur vi hanterar underlag för bygglov är ett bra exempel. Idag har vi en digital lösning som enkelt sammanställer all information. Det har gjort handläggningen mycket snabbare och effektivare, vilket alla tjänar på.
Varifrån kommer idéerna?
De flesta får vi från verksamheten. Till exempel har all hemtjänstpersonal en egen mobil som underlättar arbetet och alltid är med. När mobilen används i det dagliga arbetet uppkommer idéer till nya tjänster. De som arbetar i verksamheten vet var behoven finns och är bäst lämpade att ge förslag till förändring. Det här har lett till en win-win-situation, där vi idag har fått engagerad och innovativ personal som hjälper oss att vidareutveckla verksamheten. Vår roll är att stötta dem i att våga.
Hur jobbar Falkenbergs IT-organisation?
IT-avdelningen består av fyra personer och därtill har vi två verksamhetsutvecklare med fokus på digitalisering. Tiden är knapp. Gör vi en digital strategi är den gammal redan innan den har kommit i tryck. Därför är det bättre att gräva där vi står. Vi är för små för att utveckla allt själva och därför börjar vi alltid med att titta på om andra kommuner redan har liknande lösningar. IT-driften har vi helt lagt ut på en extern part. När vi inte behöver tänka på driften, kan vi jobba med verksamhetsutveckling på ett helt annat sätt.
Ni använder Visma Window. Hur påverkar det arbetet?
Den ger mig ett överskådligt och lättförståeligt gränssnitt. Det blir lättare att arbeta, när allt jag behöver kring min chefsroll och egna anställning finns samlat på ett ställe. Dessutom fungerar Visma Window utan någon större utbildningsinsats. Det kan också användas som ett intranät, men jag tror att vi kan göra mycket mer.
På villket sätt kan kommunens service till invånarna förbättras?
Jag tänker att det är viktigt att man tittar hela vägen. I Falkenberg styr vi så mycket som möjligt mot Bank-ID. När vi kan få fram adressen från ett befintligt register, behöver vi inte fråga invånarna om det varje gång. I förlängningen vill vi att e-tjänsterna ska bli som deklarationen, där all information redan är populerad. Dessutom arbetar vi för likabehandling. Det ska vara samma service för alla.
Tips till andra kommuner!
- Lyssna på verksamheten och invånarna.
- Våga fråga! Finns det någon som gjort det du vill åstadkomma? Vad finns det för exempel?
- Våga testa och satsa om du kommer på något banbrytande!
- Utveckla tillsammans med andra kommuner.
- Nätverka! Exempelvis i forum som “Kommunal IT-samverkan” eller släng ut en fråga på LinkedIn.
Vill du veta hur Vismas kompletta erbjudande – Visma Public Business Suite (VPBS) – kan ge stöd åt din kommuns digitaliseringsresa?
