Långtråkiga repetitiva uppgifter ‒ vem vill syssla med sådant?
RPA är en trebokstavsförkortning som hörs allt oftare. Ordagrant betyder den “automatisering av processer genom robotisering”. Men det handlar inte om att jag ska få hjälp på kontoret av en R2D2 eller en Pepper. Roboten i detta fall är ett datorprogram som med robotteknik utför digitaliserade arbetsuppgifter.
RPA används främst för repetitivt, administrativt arbete som ska utföras baserat på givna regler och rutiner, när kreativitet eller intuition inte behövs. RPA simulerar de klick och tangenttryckningar du gör, i samma applikationer som du använder.
Att automatisera med RPA innebär att man instruerar roboten, dvs programmet, att utföra specifika uppgifter baserat på ett arbetsflöde med regler för varje moment, t ex att flytta viss information från ett formulär till ett dokument, att kopiera utvalda poster i ett kalkylark till ett annat osv. Instruktionerna byggs i ett relativt lätthanterligt RPA-verktyg och avancerade systemintegrationer eller kommunikationslösningar behöver inte göras. Att införa RPA går därför snabbare och blir billigare och enklare än traditionell automatisering.
Minska oavsiktliga fel
Genom att automatisera lämpliga arbetsuppgifter kan risken minska för sådana fel som vi människor oavsiktligt gör. Man kan lägga över delar av en medarbetares arbetsuppgifter på roboten och därigenom slippa ta in en vikarie vid ledighet eller kunna kapa topparna vid hög arbetsbelastning. Roboten behöver aldrig vila – man kan låta den jobba dygnet runt alla dagar i veckan och på så vis få det monotona jobbet gjort snabbare än tidigare.
Med delar av jobbet utfört effektivare än när vi själva gör det kan vi få utrymme att utvecklas och att åta oss mer kvalificerade och stimulerande uppgifter.
Men skynda långsamt! Förväntningarna på RPA är stora och även om ett införande är förhållandevis enkelt ställer det krav på kunskap och utbildning, viss processöversyn och personalutveckling.
1. Gör en plan!
Gartner har publicerat ett antal riktlinjer och råd inför ett införande av RPA. Ett råd är att sätta upp en plan för företagets automatisering, där man markera ut alla aktiviteter eller processer som kan automatiseras. Planen ska ge stöd för beslut om en process ska tas bort, automatiseras med ett verktyg, kompletteras med AI, bibehållas manuell, eller om en kombination av åtgärder ska tillämpas.
2. Se över processen!
Ett annat råd från Gartner är att först göra nödvändiga förbättringar av en process och därefter automatisera den. Särskilt viktig är processöversynen ifall automatiseringen kan leda till att de anställdas roller förändras. För att medarbetarna ska känna trygghet och förstå möjligheterna med RPA är det av största vikt att kommunicera vad RPA betyder för företaget, vilken filosofi företaget har med automatiseringen och hur automatiseringen kan leda till medarbetarnas utveckling.
3. Bestäm varför, vad och hur!
Innan automatiseringen påbörjas är det viktig att ha svar på följande frågor, menar Gartner.
- Varför startar vi RPA?
- Vad vill vi åstadkomma och när?
- Hur kommer vi att genomföra det?
- Hur kommer det att påverka personalen?
Vill ni automatisera återkommande affärsprocesser?
Vi kan hjälpa er att automatisera återkommande affärsprocesser och säkra dem mot fel med hjälp av Microsoft Power Platform, en mycket kraftfull RPA-motor som ingår i Microsoft 365.
