Planering av strategiska frågor, rapportering av tid för att kunna fakturera, planering av nästa projekt efter kundmötet, omvärldsbevakning, utlägg från resor, attest av fakturor och personalfrågor…
Alla skulle vi väl någon gång vilja ha fler timmar på dygnet. Så är det verkligen rimligt att hinna med vad du ska inom den tid du har på dig?
Att äga din tid handlar ofta om att kunna påverka din situation. Med planering och medveten tidsstyrning kan du med lite träning öka din egen effektivitet och samtidigt skydda din tid från att förbrukas av omgivningens krav.
Om du inte prioriterar din tid idag, börjar med att bestämma dig för att förändras. Här följer några praktiska tips på hur du kan komma igång.
1. Planera
Förenkla din prioritering genom att planera innan dagen börjar. Välj prioritetsordning för morgondagens uppgifter efter vilka uppgifter som är viktiga och vilka som är brådskande.
Du behöver prova dig fram vad som fungerar för dig. Några personer föredrar att skriva en lista, några vill dela in informationen i fyra fält och andra väljer att hålla informationen i sitt huvud. Om du behöver planera flera större projekt, är det en fördel att synliggöra mål och krav för varje enskilt projekt. Ska tiden faktureras? Läs mer om att få betalt för din tid.
2. Gör en uppgift i taget
Om du ger dig själv några minuters vila mellan uppgifterna, blir övergången smidig och din hjärna är redo att ta sig an en ny uppgift.
Uppgifter som du specificerat som både viktiga och brådskande är lättast att prioritera. Exempelvis frågor från överordnade eller kunder, relevanta möten, rapportering, eller attester och korrigeringar. Samtidigt är de frågor som är viktiga, men inte så bråttom i många fall de mest kritiska för framgång. Exempel kan vara planering och förberedelser, byggande av relationer, att tänka och skapa samt att utveckla strategier och processer.
Genom att skapa tid för den sistnämnda kategorin, kan du vinna tid på längre sikt.
3. Tacka nej till arbetsuppgifter
Allt som direkt eller indirekt tillför värde till företagets affär är viktigt. Men behöver det göras av dig?
Lär dig att tacka nej på ett artigt och konstruktivt sätt. Uppgifter som är brådskande men inte viktiga för dig kan du då avvisa på ett diplomatiskt sätt. Dessa uppgifter tar oftast mycket tid i anspråk från det som är mest kritiskt för framgång. Det kan gälla triviala förfrågningar, distraktioner eller meningslösa rutiner och aktiviteter.
4. Vinn tid med digitalisering
Prioritera även uppgifter inom varje kategori. Överväg att delegera alla brådskande uppgifter som inte är beroende av dina allra främsta styrkor.
Om du inte kan delegera en mindre väsentlig, men brådskande uppgift, skynda dig att göra uppgiften så du blir av med den. För återkommande uppgifter finns mycket tid att vinna på att undersöka möjligheten till automatisering av arbetsmoment.
5. Tid till återhämtning
Uppgifter som varken är viktiga eller bråttom, stryker du från listan. Du kommer förmodligen ändå inte att hinna med dem.
Ta för vana att aldrig arbeta på lunchen. Du behöver återhämtning för att vara effektiv och produktiv under dagen. Återhämtning kan vara en fika med kollegorna för en person, eller en ensam stund i vilorummet för en annan. Eller att komma hem tidigare från jobbet.
6. Hur dags slutar du jobba?
De flesta personer är som mest effektiva dagen innan de börjar sin semester. Om du verkligen vill, kan du vara så välorganiserad varje dag. I vilket fall som helst behöver du återhämta dig för att vara effektiv nästa dag.
Bestäm en tid när du ska lämna arbetsplatsen. Då kan det vara enklare att hinna med vad du ska medan du är på plats.
Tidshantering handlar om att ifrågasätta inför sig själv och att prioritera. Möjligheten att prioritera beror i sin tur på en mängd faktorer som arbetsverktyg, förmågan att skydda sin tid och internt samarbete. Förmågor går att träna, liksom hur du lättast påverkar din omgivning.
Ett avgörande argument vi ofta hör från företag som vill byta affärssystem, är att de vill ha en lösning som hjälper dem att frigöra tid för rätt saker och som bidrar till en naturlig övergång till ett nytt sätt att jobba.
