Om bara ljud, bild och uppkoppling fungerar som det ska har det digitala mötet många fördelar jämfört med fysiska. Inte minst när det kommer till att presentera siffror och ta snabba beslut. Det du presenterar är i naturligt fokus och allt som finns online kan enkelt visas i realtid.
Men hur presenterar man siffror på bästa sätt? Dels så att det du vill säga blir tydligt, men också för att budskapet ska gå fram på bästa sätt?
Precis som vid fysiska möten, finns möjlighet att öka fokus med hjälp av förberedelser.
- Håll kortare möten. Vid ett kortare möte är deltagarna i regel mer fokuserade. Alla behöver lyssna för att inte gå miste om viktig information och de som talar behöver snabbare komma till poängen. För att lyckas med ett kortare möte behöver deltagarna vara införstådda med vad som ska presenteras respektive diskuteras.
- Sätt en tydlig agenda. Ju fler personer i ett online möte, desto enklare behöver agendan vara. Det behövs också mer genomtänkta förberedelser från varje deltagare. Alla bör gå in i mötet med samma bild, så att tiden inte läggs på att ifrågasätta.
- Anpassa upplägget efter ämne och syfte. Inför exempelvis ett kvartalsmöte som handlar om strategier och omvärlden bör materialet innehålla nya perspektiv för att säkerställa en hög nivå på diskussionen och gärna börja med något oväntat för att sätta ton för ett innovationsklimat. I ett månadsmöte för övergripande frågor kan fokus ökas med en ansvarig för varje mötespunkt. Ta-pulsen-möten bör genomföras utan slides.
- Struktur. Strukturera kommunikationen runt ett ämne i taget och formulera problemet innan lösningen presenteras. Uppmuntra nya förslag och diskutera gärna, men fatta beslut på mötet och utse en ansvarig för genomförande.
- Förberedelser. Du kan sätta dig in i hur andra uppfattar ditt förslag och dina argument om du före mötet skriver ett tänkt mötesprotokoll. Då granskar du kritiskt det mötet föreslår och din egen argumentation. Det gör också att du kan vara mer effektiv och du har större chans att få igenom dina idéer.
- Presentera realtidsdata. Om din avsikt är att exempelvis presentera trenden för OPEX och ge förslag på vad ni ska göra åt era ökade kostnader, kan du få frågor på hur det påverkar era likviditets flöden. Använd dashboard direkt i ditt molnbaserade affärssystem eller en webbaserad lösning för budgetering, rapportering och analys, så att du direkt på mötet kan visa aktuella och uppdaterade siffror om förutsättningarna ändras.
- Håll det enkelt. Se till att det finns variation och att presentationen är unik och överskådlig, lätt att förstå samt att det inte finns för mycket information i en slide eller dashboard. Ha hellre flera slides med animeringar och bilder.
Med OneStop Reporting får du ett lätthanterat verktyg för att presentera de data ni har i affärssystemet på ett tydligt och lättöverskådligt sätt. Och ett ovärderligt stöd för planering, budgetering, analyser, prognoser och rapporter.
