Att arbeta effektiv med projektledning innebär att du skapar ett ramverk för att planera, organisera och hantera resurser för att göra ett så bra jobb som möjligt. Oavsett om det är ett halvdagsuppdrag eller komplexiteten i ett nio månaders byggprojekt så är de grundläggande principerna för projektledning desamma.
I en serie av tre blogginlägg kommer vi att ge dig sammanlagt tio tips som hjälper dig att arbeta effektivare och lönsammare som projektledare. Vi börjar direkt med de första tre. Håll till godo.
1. Lyft blicken och se ett par steg framåt
Resurs- och intäktsprognoser är viktiga verktyg inom projektledning. Helst bör du granska resursrapporter på en övergripande nivå som sedan kan separeras till enskilda eller delprojekt. Denna typ av makro- och mikroanalys av projekt kan ge dig en mängd information om utnyttjande, vinster och det optimala scenariot för nya projekt.
Att jämföra projektintäkter på månadsbasis kommer också att erbjuda dig en djupare insikt. Till exempel, när du lämnat ett anbud på 50 000 kr för ett projekt med 50 procents chans att få uppdraget är det smartare att prognostisera 25 000 kr i intäkt med 50 procent resursutnyttjande. Denna typ av kreativa kalkyler leder till en mer noggrann prognos som i sin tur ger ett bättre resultat. Både för dig och din kund. Vår erfarenhet visar att de bästa tjänsteproducerande företagen kan prognostisera med en imponerande 98 procentig noggrannhet i kalkylen.
2. Pipelineflöde – hitta och reparera din svagaste länk
Ett välkänt begrepp i produktbaserade CRM-system är “pipeline” som är en bra hjälp för projektbaserade affärer. Genom att kontrollera och monitorera hur projekten går genom just din pipeline får du den stora bilden av organisationens hälsa – från försäljnings- till faktureringsprocesser. På så sätt kan du identifiera processer som inte fungerar och hitta sätt att lösa problemet. Detta är ett ovärderligt perspektiv i hur ett företag fungerar, och det är lättare att rätta till en liten flaskhals i sin linda än att reparera stora problem som har blivit en “show stopper” i din affärsprocess.
3. Felfri fakturering – fakturera vad du arbetar
Det är viktigt att ha en tydlig och genomarbetad faktureringsprocess där kopplingen till försäljning, tidredovisning och fakturering är helt felfri. Arbetstid, resekostnader, produkter och tjänster bör automatiskt faktureras för att minska fel och påskynda faktureringen. Vår erfarenhet är att ju tidigare din kund får din faktura, desto tidigare blir den betald.
Är du nyfiken på ett webbaserat system för tid och projekt? Testa Visma Severa helt gratis i 30 dagar. Då får du ett verktyg som kan hantera hela verksamheten från försäljning till fakturering i din smartphone eller läsplatta så väl som i datorn.
