Offentlig upphandling ett strategiskt verktyg

Inköpsmorgnad1280x627pxl

På Visma Commerce användardagar träffade vi Maria Öhman på Upphandlingsmyndigheten, Birgitta Laurent på Svenskt Näringsliv och Carina Dahllöf på Silf i ett gemensamt samtal om digitalisering, innovation och inköpsmognad.

– Många verksamheter är inte medvetna om sin bristande inköpskompetens inom vissa områden och behöver hjälp framåt. Verktyget för mätning av inköpsmognad handlar om hur man ska komma i gång med sin egen utveckling för att öka mognadsgraden i organisationen, säger Maria Öhman, strateg på Upphandlingsmyndigheten. Man måste ställa sig frågan: Var är vi och vart vill vi komma?

Carina Dahllöf, VD på Silf, menar i sin tur att det är viktigt att man tar steget och testar sin inköpsmognad då det ger en snabb överblick var man behöver sätta in sina första insatser för att förbättra den egna verksamheten.

– Idag är det många som talar om och sätter igång arbetet med kategoristyrning och spendanalys, utan att egentligen veta att det är just där man bör starta sitt förbättringsarbete. Utkomsten av den egna mätningen brukar landa på att man behöver starta arbetet med att ta tag i sina möjliggörare d.v.s., rätt organisation, mäta och följa upp med rätt nyckeltal o.s.v., innan man tar sig ann ett eventuellt kategoriarbete. Man behöver bygga upp ett fundamentet innan man ger sig på det mer strategiska arbetet.

Digitalisering kan hjälpa verksamheten mot inköpsmognad, men får aldrig bli ett självändamål.

– Det finns en alltför spretig bild av att det ska lösa sig per automatik bara för att man digitaliserar, men så enkelt är det inte, fortsätter Maria och understryker att det inte får bli digitalisering, d.v.s. att man automatiserar en blankett. Det är viktigt att man funderar på vad digitalisering skall åstadkomma för effekt genom att inledningsvis ställa sig frågan varför man tänker sig en digitaliserad lösning. Därefter ser man över vad som behöver göras, vilka som ska vara involverade för att saker skall hända och vad som kommer ge rätt resultat längre fram i processen.

– Min förhoppning är att vi inom en snar framtid kommer att kunna koppla ihop anbud, avtal, avrop och faktura o.s.v. i en och samma digitala process. Då blir det lättare att följa upp att man faktiskt köpt på rätt avtal och att man har betalat rätt pris, fyller Birgitta Laurent, upphandlings- och konkurrensexpert på Svenskt Näringsliv i. Tyvärr händer det alltför ofta att fakturor betalas rakt upp och ner, men man måste ju faktiskt kontrollera att fakturan kan kopplas ihop med ett avtal. Många hinner inte med det idag utan gör endast stickprov. Med en digital process kan ju sådant ske per automatik, tillägger hon.

På samma sätt hänger digitalisering och inköpsmognad ihop med innovation. Men upphandlare och leverantörer måste mötas.

Det handlar om dialog.

–  Ökad förståelse mellan upphandlare och leverantör är central för att förväntningar ska uppfyllas för båda parter, man måste lyssna på varandras utmaningar, säger Maria Öhman.

– Det handlar om interna dialoger, hakar Birgitta på, och där kan verktyget för inköpsmognad hjälpa till att mäta och lyfta organisationen, fortsätter Maria.

– Ja, vi ser upphandling som ett verktyg för verksamhetsutveckling, understryker Birgitta. Det är viktigt att fundera på hur vi vill att vår verksamhet ska se ut, även på lång sikt. Vad måste vi tänka på för att våra medborgare ska få sina behov täckta? Finns det teknik att använda och hur kan vi dra nytta av den? Det förekommer att det upphandlas produkter i enlighet med ett tidigare avtal trots att leverantören har en mer utvecklad produkt i sitt sortiment och under avtalsperioden skulle kunna ta fram en än mer utvecklad produkt om utrymme till detta fanns i avtalet.

Upphandling ett strategiskt verktyg för verksamhetsutveckling

Här understryker alla tre vikten av att upphandling ska ses som ett strategiskt verktyg, att dra nytta av den kompetens och den tekniska utveckling som finns. Först då kan saker verkligen hända. Inom vissa branscher, som exempelvis äldreomsorgen, är det särskilt viktigt eftersom det inte kommer att finnas tillräckliga resurser annars, menar de.

– Upphandling driver ofta verksamhetsutveckling. Som när ett digitalt verktyg köps in, behöver verksamheter ofta ändra rutiner och processer. Ibland är det tvärtom en verksamhetsutveckling som driver på inköp av ett nytt system som ännu inte finns på marknaden, så det kan komma från två håll, säger Maria.

– Detsamma gäller för miljö och hållbarhet. Om du väljer att återanvända ett gammalt upphandlingsunderlag som har några år på nacken så har du troligen även de miljöperspektiv och förutsättningar som gällde då, men under åren har det hunnit hända mycket på det området. Den leverantör som tar emot underlaget för att svara på upphandlingen kommer då svara på det som efterfrågas, trots att man har arbetat med nya hållbarhetsinsatser under dessa åren. Detta driver ju hela samhället och inte minst offentlig sektors miljötänk åt helt fel håll, säger Carina.

– Vi måste ha en kollektiv kunskap, crowd knowledge, för att hitta nya lösningar på problemen, understryker Maria, vi lever i en allt mer komplex värld och det krävs ständigt nya metoder avslutar hon.

Vill du veta mer om förutsättningarna för strategiskt inköpsarbete?

Läs om spendanalys här