Nej, ett inköpssystem är inte samma sak som en webbshop – det vet inköpare!

Inköpare vet skillnaden på ett inköpssystem och en webbshop

I tidigare roller som inköpskonsult och inköpschef har jag flera gånger stött på att VD, ekonomi- och IT-chefer anser sig vara klara med digitaliseringsresan inom inköp när man styrt sina beställare mot att köpa via sina leverantörers egna webbshoppar. 

Visst, detta är ju ett litet steg i ambitionen att effektivisera inköpsprocesserna, men det finns ofta en mycket större potential i att använda ett riktigt inköpssystem. 

Fördelar med ett inköpssystem

Vad är då egentligen skillnaden mellan ett “inköpssystem” och en “webbshop” som en produktleverantör tillhandahåller? Generellt har ett inköpssystem följande fördelar som en webbshop saknar:

  • Möjlighet att elektroniskt godkänna (förattestera) köpet innan “fait accompli” – har en garanterat kostnadsdämpande effekt
  • Exponering av endast det förhandlade sortimentet och inte hela webbshopens sortiment – spara direkta kostnader (vi minns väl alla händelsen med stödstrumporna för några år sedan, vilka kostade skattebetalarna 6000 kronor styck…) 
  • Genom trevägsmatching kan fakturan hanteras automatiskt (förattesterad inköpsorder + leveransgodkännande + överensstämmande faktura = ingen behöver manuellt hantera och attestera fakturan) – stora tidsbesparingar för både attestanter och ekonomiavdelningar, samt minskar kostnader för dröjsmålsräntor 

Utöver ovan fördelar har man ETT system för att beställa produkter och tjänster, istället för flera olika system med olika funktionaliteter och inloggningsuppgifter. Prognostisering av åtagna kostnader underlättas också. 

I ovan nämnda fördelar finns ofta mycket stora besparingar och effektiviseringar att göra.

Räkna ut din årliga möjliga besparing här

Sofia Andersson, Strategic Initiatives Director, Visma Commerce

0