VD:ar, ekonomi- och IT-chefer anser sig många gånger vara klara med digitaliseringsresan inom inköp när de har styrt sina beställare mot att köpa via sina leverantörers egna webbshoppar.
Visst, detta är ju ett litet steg i ambitionen att effektivisera inköpsprocesserna, men det finns ofta en mycket större potential i att använda ett riktigt inköpssystem.
Fördelar med ett inköpssystem
Vad är då egentligen skillnaden mellan ett “inköpssystem” och en “webbshop” som en produktleverantör tillhandahåller? Generellt har ett inköpssystem följande fördelar som en webbshop saknar:
- Möjlighet att elektroniskt godkänna (förattestera) köpet innan “fait accompli” – har en garanterat kostnadsdämpande effekt
- Exponering av endast det förhandlade sortimentet och inte hela webbshopens sortiment – spara direkta kostnader (vi minns väl alla händelsen med stödstrumporna för några år sedan, vilka kostade skattebetalarna 6000 kronor styck…)
- Genom trevägsmatching kan fakturan hanteras automatiskt (förattesterad inköpsorder + leveransgodkännande + överensstämmande faktura = ingen behöver manuellt hantera och attestera fakturan) – stora tidsbesparingar för både attestanter och ekonomiavdelningar, samt minskar kostnader för dröjsmålsräntor
Utöver ovan fördelar har man ETT system för att beställa produkter och tjänster, istället för flera olika system med olika funktionaliteter och inloggningsuppgifter. Prognostisering av åtagna kostnader underlättas också.
I ovan nämnda fördelar finns ofta mycket stora besparingar och effektiviseringar att göra.
