För en del är det självklart att handla från företagets avtalade leverantörer och följa företagets inköpspolicy. För andra är det lika naturligt att handla på internet eller via den lokala telebutiken för att tex. köpa en ny mobiltelefon. Enligt en analys gjord av Aberdeen Group (The CFO´s View of Procurement, Nov 2009) är kostnaden för köp gjorda utanför avtal i snitt 22% högre än köp gjorda innanför avtal.
En anledning till motstånd bland beställarna är att de tycker sig finna billigare produkter på egen hand. Så kan det vara, men det finns många exempel på att det i slutänden inte blir billigare. Detta för att saker som frakt, avgifter eller andra tillägg inte tagits med i beräkningen. En annan faktor är de kostnader det innebär för företaget att de anställda lägger tid på att leta varor och leverantörer, istället för att använda de redan framförhandlade avtalen. Till detta bör man även ta med i beräkningen att det kostar tid och kraft från ekonomiavdelningen när fakturor från nya leverantörer inkommer. Dessa skall läggas upp, kontrolleras och kanske skall fakturan betalas på ett sätt som avviker från standardrutin.
Ett exempel på det sistnämnda blev presenterat när en rikstäckande distributör skulle fira omsättningstillväxt för ett kvartal. Detta har skett genom at 15 filialer köpte ”mindre” presenter till sina anställda. Enligt företagets CFO blev dessa presenter mycket dyra när man tog med de administrative kostnaderna som 15 ”engångsleverantörer” innebar. ”Hade vi haft ett inköpssystem hade allt blivit stoppat där, men när fakturan kommit är det för sent att skicka tillbaka varorna”.
Ytterligare fördelar med inköpssystem är effektiv tillgång till statistik kring inköp och framtida fordringar samt en enhetlig process från ”behov till betalning”.
Med Visma Proceedo uppnår du kontroll och effektivitet i hela processen från behov till betalning. För ytterligare information klicka här.
