Definiera varför, släpp hur och fokusera på vad.
Som företag växer man till och från ur sina kläder. Ett vanligt exempel är att det affärssystem man använder mer känns som en boja om foten och ett bekymmer än ett stöd för verksamheten. Begränsningar möts med entreprenöriell påhittighet och voilá så har man massor av tidsätande specialare. Bara för att få till det som verksamheten nu kräver. Till slut fungerar det inte att fortsätta med alla extra rutiner och vad gör man då? – Man köper nytt.
Att välja och investera i ett nytt affärssystem är inget man gör lättvindigt. Många behov skall vägas in och man vill ha något som håller länge och som tar bort de där smärtorna man upplever. Just de där smärtorna är väl värda att gräva lite extra i för att verkligen gå till botten med orsaken till bytet. Alla är vi väl medvetna om hur många moment leverantörsfakturaprocessen kan innefatta. Därav är kommentarer som “vi vill spara tid i hanteringen av leverantörsfaktura” av uppenbara skäl vanliga. Men är det verkligen en god nog orsak? Inte alls, för att den är inte definierad tillräckligt väl. Det riskerar också att begränsa möjligheten att se framtida potential i ett nytt system. Nedan följer några tankar kring hur man kan ta sig an arbetet med ett affärssystembyte.
VARFÖR? Nyckelfrågan till framtiden
För att komma fram till varför man skall byta så är det bra att bryta ner sin verksamhet i processer och sedan fastställa vilka de vanligast förekommande momenten inom dessa processerna är. Därefter ta ut de största bovarna, såväl tidsmässigt som kostnadsmässigt.
Sedan kan man definiera ett varför. Exempelvis: Vi skall minska tidsåtgången i leverantörsfakturaprocessen med 25% inom 8 månader efter systembytet. Det skall vi göra genom att:
- ha ett tydligare och så långt som möjligt automatiserat attestflöde,
- genom ökad andel e-faktura för att koppla automatiserade regler vid ankomst och bokföring
- genom uppsatta regler som låter standardiserade fakturor bokföras obemärkt.
Detta är ett exempel på ett varför som är definierat som ett mätbart mål. Ett effektmål. Det kan man sedan använda för att följa upp sin ROI och dessutom för att hitta områden där man kan fortsätta effektivisera och förbättra kontinuerligt. Här är en förstudie från en extern part ett väldigt bra verktyg för att reda ut alla varför, kända som okända, för att hitta all potential i ett systembyte.
HUR? Frågan man skall undvika (i utredningsfasen)
Det är väldigt vanligt att, när man skall förklara vad man vill, faller in i att berätta hur man gör idag. Jag ser ofta andra göra det och jag gör det själv, oftare än jag vill kanske. Dock är det inte nödvändigtvis relevant. Genom att tala om hur man gör idag fastnar hjärnan i gamla tanke- och arbetssätt. Detta gör också att resultatet av en förstudie eller en lösning som presenteras på basis av en sådan diskussion kan kännas omvälvande, svår eller rent av främmande. Det är för att den presenterar en förändring vilket per definition går emot den dominerande tanken “Så här gör vi idag”. För att öppna upp för kreativitet och visioner gällande var man vill hamna efter systembytet krävs att man fokuserar på vad man vill uppnå!
VAD? Öppna upp framtiden och skapa idealsituationen
I arbetet med att med hjälp av system skapa en framtida idealsituation för verksamheten så måste man få fantisera och drömma. Man får räkna med att då och då bli nedtagen på jorden, men det är hela poängen. Att pusha gränsen. När man talar om vad skall man ta in allt. Allt från hur betalningsprocessen borde se ut till de sätt man kan samla ihop, ta ut och bearbeta data. Hur man kan ändra arbetssätt för att öka värdeskapande aktiviteter till hur man kan ställa in så systemet ger en mer stressfri vardag genom att delge mig den informationen just jag behöver för att sköta mitt jobb, inte att jag skall leta upp den. Proaktivt arbete baserat på avvikelser.
Varför + vad + verksamhetskonsult = succé
Att gå igenom och hitta alla varför, vara kreativ och spåna fram möjligheter med sina vad (möjligheter man kanske inte ens visste fanns) och samtidigt undvika att falla ner i gamla hjulspår genom hur… det är svårt. Att jobba med en verksamhetskonsult som specialiserar sig mot affärssystem och därmed jobbar med sådana projekt dagligdags är en stor hjälp. Både för att hålla en på rätt spår men också att hjälpa en höja blicken, få nya perspektiv och se nya möjligheter. Verksamhetskonsulten kan vara där och utmana när man blir bekväm och kan se saker man kanske är hemmablind för. Då undviker man några fallgropar till.
För inspiration till ert VAD inför ett systembyte kan
en bra början vara något av våra webbinars…
Vill du ha vägledning kring vart man börjar, eller hjälp med att komma
igång får du gärna höra av dig så återkommer vi så fort vi kan.
