Här finns det tid och skattepengar att spara. Det går också att minska risken för fel och öka säkerheten i hanteringen.
Av de 248 kommuner som svarat i Visma Consultings undersökning anger så många som 182 att de hanterar ansökningarna om ersättning manuellt. I 132 av dessa fyller varje förtroendevald i en pappersblankett som sedan lämnas till nämndsekreteraren, direkt eller via e-post. 30 kommuner svarar att ersättningen baseras på den närvarolista som skickas runt på möten och därefter registreras i lönesystemet av nämndsekreteraren. Ytterligare 20 kommuner har svarat att de har en manuell process, men har inte beskrivit den närmare.
Att som förtroendevald ansöka om ersättning är en återkommande administrativ uppgift som i de flesta fall innefattar penna, papper och frimärken. Det finns mycket att vinna på att digitalisera detta. Med en e-tjänst får den förtroendevalde en smidig process där risken för fel minimeras. Tack vare inloggning med e-legitimation kan både den förtroendevalde och verksamheten vara säkra på att inlämnade uppgifter gäller för rätt person. E-tjänsten ser dessutom till att all inmatad information är korrekt uppställd och hjälper även till att summera antalet timmar som den förtroendevalde ansöker om.
I förlängningen är det också en demokratifråga
Våra kommuner styrs av förtroendevalda politiker som valts av oss medborgare. Det finns 38 000 förtroendevalda inom offentlig sektor. De flesta av dem är fritidspolitiker, dvs de sköter sina uppdrag vid sidan av arbete eller studier. För att det demokratiska systemet ska fungera är det viktigt att de enkelt får den ersättning de har rätt till.
43 kommuner är på gång att införa en digital lösning eller en e-tjänst. Hur långt man kommit i processen varierar från att en e-tjänst eller självservice är på gång inom den närmaste månaderna till att diskussion pågår men inget konkret val av lösning har gjorts.
Enbart 16 kommuner har idag en helt digital lösning. Det kan vara en e-tjänst som är till för att användas just av de förtroendevalda när de ansöker om ersättning. Det kan också finnas en ingång i lönesystemet där de förtroendevalda kan rapportera sin närvaro.
Vill du se vår lösning med egna ögon? Läs mer här och boka en visning.
