elefanten i mötesrummet

Gästblogg: Noterings-elefanten i mötesrummet

Visst är det förfärligt att en stund in i ett möte komma på att det var en sak du lovade på förra mötet att göra till idag som du helt glömt bort? Det var ju så många möten på raken den där dagen och då du just efter det sista mötet behövde rusa, lade du ifrån dig noteringarna på skrivbordet innan du stack, för där kan de ligga så länge – tills du är åter igen och kan ta hand
om dem.

Måndag, fredag, måndag, fredag

Men, nästa dag var det också tämligen intensivt och sedan var det helg. Och veckan därefter var halv och tiden gick och fler papper hamnade på noteringarna från sist och en dag hade du inte tid att leta efter mötesblocket, så du tog ett nytt och rätt som det är sitter du där och kommer på att det var en sak du borde gjort till idag.
Hu. Vad ska du säga nu, när mötesledaren frågar hur det gått?

Mer tid till det väsentliga

Elefanten i mötesrummet det alldeles för sällan talas om är hur vi noterar så att vi fort och stabilt går från mötesbord till handling. När det vi överenskommit inte faller mellan stolarna, får mötena den effekt vi vill ha ut av dem. Vi får valuta för den dyrbara mötestiden och i förlängningen kommer vi att kunna ägna mindre tid åt möten och mer tid åt att få konkreta saker gjort.

Papper är fortfarande tillåtet

Ännu i denna digitala tid mötesnoterar många människor jag hjälper med struktur på papper – ofta i ett block. Det är inte för inte, för papper och penna har sina förtjänster. Det är lätt att använda, det går fort att skriva på, vi minns det handskrivna bättre än det tangentknappade, det startar alltid, vi kan skissa fritt och vi blir inte distraherade av saker som poppar upp när vi är mitt i en mening.
Men, block blir lätt röriga för där kan vi skriva allt möjligt. De försvinner och vi får skaffa ett nytt. De är oindexerade och svåra att söka i. Noteringarna behöver renskrivas innan vi delar dem
med andra.

Därför väljer jag papper

Trots det mötesnoterar jag på papper – även om jag vurmar för digitala lösningar och även om jag vill spara så lite som möjligt i fysisk form. Varför? Jo, jag har oftast möten med folk som jag inte känner. Det är personer jag hoppas ska bli mina kunder eller leverantörer jag funderar på att anlita. Jag vill vara helt närvarande i mötet, så då är papper och penna för mig de bästa verktygen, eftersom de inte pockar på uppmärksamhet av sig själva och inte hakar upp sig. Skulle jag ha en datorskärm mellan mig och den jag träffar, skulle jag uppleva det som en barriär. Så, papper är mitt val. Men, jag skriver på lösa lappar snarare än i block och jag digitaliserar det noterade direkt efter mötet så att jag kan spara noteringen systematiskt och slänga pappersbladet.

Att vara digital är ett gott val

Jag förstår att detta kanske inte skulle vara ditt ideala val. Låt mig anta att du har många möten med dina kollegor, som du känner väl. Då hade jag noterat digitalt istället, för det finns så många fördelar med det:

  1. Direkt efter mötet kan du skicka eller dela noteringarna med de andra mötesdeltagarna (och de kan se vad det står!)
  2. Du kan spara noteringarna på ett ordnat sätt, så att du lätt hittar ett visst mötes noteringar långt senare, när ni frågar er ”vad det va’ vi sa’”.
  3. Ligger noteringarna ändå inte där du trodde att de ska ligga, är de lätta att söka fram då de är digitala.
  4. I vissa digitala verktyg kan du få det du noterar att du lovar att göra att automatiskt bli att göra-uppgifter i din digitala att göra-lista (så att inget just faller mellan stolarna). I Microsofts OneNote kan du till exempel markera text och låta texten automatiskt bli till en att göra-uppgift i Outlook Uppgifter.
  5. Du kan i noteringen infoga en bild på den fullskissade whiteboarden så allt från mötet kommer med. Istället för att whiteboardbilden glöms bort bland din telefons bilder på luncher, landskap och lekande barn, finns den på rätt plats tillsammans med allt annat du noterat på mötet.

Akta dig!

Men, det finns fallgropar som du lätt undviker om du gör så här:

  1. Bestäm dig för vilket digitalt verktyg du ska använda för mötesnoteringar. För, också digitala noteringar är lätta att tappa bort. Jag har klienter som på något möte noterar i ett Word-dokument, på ett annat i OneNote, på ett tredje i anteckningsappen på datorn och på ett fjärde i en annan app på telefonen. När de sedan ska hitta noteringen, minns de inte i vilket verktyg de noterade på just det mötet. Välj därför ett (1) verktyg och håll dig till det.
  2. Bestäm dig för en logisk och tydlig struktur för hur du sparar de färdiga noteringarna. Får varje möte ett nytt blad eller bara en sektion på ett stort, löpande blad för alla möten? Hur grupperar du noteringarna tillsammans – per projekt/arbetsgrupp/tema, per månad eller på annat sätt? Hur namnger eller rubriksätter du varje notering – med mötestyp, med forum, med datum, med något annat? Om du använder OneNote för dina noteringar, bestäm dig för vad anteckningsboknivån representerar, vad avsnitten ska motsvara och vad du skriver på sidorna inom avsnitten. Förslagsvis låter du varje sida representera ett enda möte, varje avsnitt motsvara ett visst projekt och samlar avsnitten i naturliga grupperingar representerade av anteckningsböcker.
  3. Gör tydligt för dig hur du fångar upp de nästa stegen, det du lovat att göra, ur mötesnoteringarna och gör att göra-uppgifter av dem. Detta är avgörande även om du noterar på papper. När och hur går du igenom mötesnoteringen och skriver att göra-uppgifter av det du inte gör direkt? Mailar du bladet till dig själv direkt efter mötet, för att du kan lita på att du kommer att gå igenom mailen som kommit? Sätter du en särskild etikett framför de nästa stegen (en #todo, till exempel) så att automatiseringstjänsten Zapier kan fånga upp dem och skapa att göra-uppgifter i ditt digitala listverktyg när du skickar noteringen dit?

Skönare och smidigare

För du dina mötesnoteringar på ett konsekvent och systematiskt sätt – med flera digitala inslag, om du frågar mig – kommer du att slippa bli kallsvettig på nästa möte när det går upp för dig att
du missat att göra något utlovat. Du går fort från ord till handling och det du sagt blir gjort – som smort!

 

Läs om hur du kan få bort andra elefanter i rummet

 

 

Om författaren

David StiernholmDavid Stiernholm är struktör. Han hjälper människor och företag att bli mer effektiva genom att skapa bättre ordning och struktur. Hans motto: allting kan göras enklare! David är flitigt anlitad av allt från väletablerade storföretag till entreprenörsföretag i stark tillväxt. Han utmärker sig genom sina superkonkreta verktyg och metoder som du direkt kan använda på jobbet och hemma. Under en föreläsning med David Stiernholm upptäcker du att struktur är både befriande och roligt. Och att du blir mindre stressad och mer effektiv.

David är aktuell med boken Super Structured: How to overcome chaos and win back time, som är den engelskspråkiga utgåvan av boken Klart! – Bli superstrukturerad på 31 dagar!, publicerad våren 2012 och som redan kommit ut i åttonde upplagan. I april 2018 publicerades den också på kinesiska. David har också skrivit en konkret kur i att prioritera genom boken Målmedveten – prioritera rätt och säg nej med gott samvete, publicerad 2015.” Du kan läsa mer om David på stiernholm.com.

 

Niclas Nässlander är marknadschef på Visma Software och bloggar om nyttan av affärssystem blandat med personliga reflektioner. Har du tankar du vill dela med dig av angående ekonomi- och affärssystem, kontakta Niclas.
Kom i kontakt med Niclas: