Ni har digitaliserat och infört nya molntjänster som underlättar kommunikation, beslut och informationsdelning. De nya tjänsterna är väldigt användarvänliga och lättillgängliga, men ändå… det känns inte som om ni är mer effektiva. Det går inte snabbare för kunderna att få svar på sina frågor, medarbetarna är inte nöjdare och arbetsmängden har inte minskat. Man kan undra vad som hänt.
Kanske har ni hamnat i det jag kallar Digitaliseringsdimman? Ett jämntjockt brus av digital information som lagt sig över arbetsvardagen och som gör det svårare att orientera sig.
Bruset kan bestå av notifieringar från olika stödsystem, chattar på olika digitala kanaler och en explosion av dialoger som förs via tangentborden. Hela sättet att kommunicera på är i förändring! Kul och spännande, men samtidigt diffust. Dokument sparas i molnet, men det är oklart vem som bär ansvar för ordningen. Mycket tid läggs på att leta och hitta det man söker. Och viktiga ärenden tappas plötsligt bort i mängden av information.
Molntjänsterna man skaffat kan i sig vara intuitiva, men de placeras i en redan befintlig kontext med systemflora, organisation, rutiner och personliga vanor – och då är det inte längre så enkelt. Man behöver därför ge sig tid att strukturera upp och förstå den nya verkligheten! Det går inte att bara rusa på och producera utan man behöver stanna upp för att få struktur, förståelse och ordning.
Strukturera och planera är ord som har något dammigt över sig, vilket är synd, men det går också att tänka på ordet design. Designa den digitala arbetsvardagen. Det säger ännu mer om vad som krävs för att få dimman att lätta. I design ingår att man tänkt till, strukturerat, men det kopplar även till estetiska värden. En icke designad hemsida med allt innehåll huller om buller och utan tänk kring det visuella, färg och form skulle inte så många tycka är ok, men ännu så länge accepterar många av oss en sådan röra på vår vanliga jobbskärm.
I design ingår också att bestämma och kommunicera gemensamma spelregler – till exempel att det är tydligt att man förväntas städa efter sig på vissa platser eller att det är tydligt vilka kanaler som används för vilken typ av chattsamtal och var/när man förväntas svara.
Vad tycker du kännetecknar en väl designad digital arbetsplats?
Läs mer om oss som digitaliseringspartner