En väl fungerande avtalsuppföljning leder till ett effektivt inköpsarbete och säkerställer att den upphandlande myndigheten får den kvalitet de har upphandlat, till rätt pris. Det är lättare att tidigt upptäcka om leverantören inte agerar som utlovat genom att följa upp avtal. Man måste helt enkelt kontrollera att man får det man betalar för.
Som upphandlare i offentlig sektor räcker det inte med att enbart ställa krav i avtalet med leverantören. Genom att prioritera avtalsuppföljning och genom tydliga rutiner går det att undvika brister där leverantören inte uppfyller kraven.
6 framgångsfaktorer för bättre avtalsuppföljning
Vi på Visma Commerce hjälper med våra lösningar årligen ett stort antal upphandlande myndigheter att få kontroll på sina leveranser, kvalitet och volymer. Det har gett ett gediget underlag för att ta fram följande 6 framgångsfaktorer för bättre avtalsuppföljning:
- Se till att det finns beslut, roller och avsatt tid till att genomföra avtalsuppföljning i din organisation.
- Fokusera din uppföljning på de avtal som är viktigast att följa upp i första hand.
- Sätt avtalet i fokus under hela upphandlingsprocessen – fundera över hur krav ska följas upp redan när kraven formuleras.
- Involvera leverantören. Avtalet är gemensamt mellan parterna.
- Var tydlig med att beskriva i dina upphandlingsdokument hur uppföljning ska ske.
- Skaffa ett verktyg för avtalsuppföljning! Det är väldigt svårt att hantera avtalsuppföljning utan ett bra it-stöd.
Vill du höra mer om Visma Contract Lifecycle Management eller se en demo? Kontakta försäljningschef Stefan Norr på stefan.norr@visma.com
