Automatisera beslutsunderlag

Digitaliseringstips nr 3 Automatisera beslutsunderlag

För inte så länge sedan fick jag i uppdrag att ta fram ett belsutsunderlag avseende hur vi kunde uppgradera kunder som använde ett gammalt och omodernt system till Visma.net som möter framtidens krav på affärssystem med automatisering av processer.

Jag fick börja med att kolla i vår licensdatabas för att se hur många licenser vi hade och vilka bolag som satt på dessa licenser. Vidare gjorde jag ett besök i det crm-system vi använder för att se vilka kontakter vi hade på de företagen. Och slutligen gick jag in i vårt affärssystem för att se faktureringen på dessa kunder.

Datan från dessa tre källor exporterade jag till excel där jag manuellt och via makron fick rensa i posterna för att ta bort dubbletter och felaktig information.

Efter en del räknande gjorde jag analysen att vi skulle kunna uppgradera en stor del av dessa kunder till Visma.net utan att det skulle påverka befintliga kunder ekonomiskt även om viss implementationskostnad var inräknad.

Sagt och gjort, jag byggde en snygg rapport med för- och nackdelar samt en rekommendation för beslutet. Rapporten skickades till avsedd person som lovade att presentera den på nästa styrmöte.

Tyvärr drog mötet ut på tiden och gruppen hann aldrig att se över mitt underlag och rekommendation men lovade att sätta det först på agendan till nästa möte tre månader senare. Under dessa tre månader hade min information blivit inaktuell och jag fick gå igenom samma process igen.

Beslutsunderlag med automatik

Tänk om jag istället hade haft en vy i ett program som hämtade och städade datan automatiskt från dessa tre källor och dessutom presenterade den i en snygg och lättöverskådlig vy. Då hade jag enkelt kunna dela min rapport med styrgruppen och de hade alltid, oavsett tid på dygnet fått färska realtidssiffror i rapporten.

Tänk dessutom om dessa rapporter var anpassade för just den skärmstorlek som användaren ser på just då. Då kunde rapporterna presenteras på en mobil. surfplatta eller dator. Och ännu bättre vore det om användaren kunde borra ner i datan genom ett enkelt gränssnitt och kanske filtrera på bransch eller storlek på företag. Jag lovar att medlemmarna i styrgruppen hade varit uppdaterade innan mötet startade och beslutet hade varit enkelt.

Texten ovan är påhittad (fast inte den om att Visma.net är ett affärssystem som möter framtidens krav) eftersom jag använder Visma Insikt som beslutsunderlag. Där skickar jag ut rapporter baserat på användare, befattning och område. Helt automatiskt. Det kan du också göra. Läs mer om beslutsunderlag och våra BI-lösningar här.

Rade Kocovski jobbar som Ekonomichef på Visma Software AB. Han har de senaste 10 åren varit verksam inom flera olika företag med att bland annat driva förändring och effektivisera arbetet på en ekonomiavdelning. Detta har kunnat uppnås genom att ha bra systemstöd och automatiserade processer.
Kom i kontakt med Rade: