I de tidigare delarna av vår inköpsskola har vi bland annat gått igenom vikten av att jämföra äpplen och päron samt förmågan att spela svårflörtad. Vi nådde ända fram till ögonblicket då avtalet är underskrivet, artigheter har utbytts och händer har skakats. Andas ut, klappa dig själv på axeln och hoppa upp på hästen igen. Mycket av jobbet återstår nämligen. Låt oss beskriva vad du inte får missa!
Priser förändras över tid på grund av konjunkturer och marknadens svängningar. Men de kan även påverkas av effektivisering genom exempelvis digitalisering. Det är ditt ansvar att se till så att avtalet fortsätter vara gynnsamt för alla.
Skiftande priser är förstås väldigt olika från bransch till bransch, mycket beroende på hur komplex tjänsten eller produkten är. Tecknar du till exempel ett fastprisavtal med ett hotell brukar det inte vara några problem att få rätt prisbild under hela avtalstiden.
Men inom kontorsmaterialbranschen är det svårare. Världsmarknadspriset på papper kan göra att priset på papper justeras under året (dock sällan nedåt). En produkt kan även utgå ur sortimentet och då är det viktigt att ersättningsprodukten har samma
pris och samma kvalitet. Tjänster inom IT och webb kan däremot sjunka kraftigt i pris under avtalsperioden tack vare billigare lagringsutrymmme och nya gratistjänster.
En gång i kvartalet stämmer du av avtalet
Infoga ett antal återkommande uppföljningsmöten i avtalet. Kvartalsvisa avstämningsmöten gör att alla inblandade håller sig
alerta. Eventuella frågor och problem kan vädras direkt istället för att förvandlas till ett pysande missnöje som kostar energi och pengar.
Tänk på!
• I många fall är det lätt att avgöra om du får vad du betalar för. Med Visma Advantages avtalade rabatt på 15 procent hos Scandic kan du enkelt jämföra med ordinarie pris i deras bokningssystem på webben. Men om du hyr in en receptionist från ett
bemanningsföretag kan det vara svårare att avgöra om du får vad du betalar för. I de fall då det är svårare att jämföra måste du vara
ännu mer noggrann i din kravställning.
• Ett bra sätt att utvärdera om den tjänst du köpt håller måttet är regelbundna uppföljningsmöten med leverantören – och i vissa fall
den inhyrda personen. Dessa behöver inte vara långa, men utgå alltid från kravställningen.
• Många är ambitiösa under upphandlingsfasen, men släpper sedan området utan att följa upp om leverantörer levererar det som
avtalats. Boka därför in tid för uppföljning med leverantören redan vid kontraktsskrivningen.
Ett avtal ska naturligtvis gynna bägge parter, och ett avtal är aldrig perfekt för all framtid. Här presenterar vi några tips på vad du bör tänka på vid omförhandling.
1. Tänk igenom vad den nuvarande leverantören presterar i form av produkt, tjänst och service. Tänk på att dina behov även kan ändras i framtiden. Vad av det som du betalar för i dag har du antagligen inte behov av framöver? Finns det något som du har eller kommer att ha betydligt mer behov av?
Har du glömt best practice i förhandlingar? Läs Handelsforskaren Erik Wetters bästa tips!
Kör du på rutin kan du lika gärna låta bli
2. Gör en ny kravlista utifrån de behov du kommer ha i framtiden. Använd inte slentrianmässigt samma kravlista som du använde
förra gången.
3. Ta sedan en diskussion med leverantören om att eventuellt förlänga avtalet. Fråga och lyssna på deras förslag på hur avtalet
kan bli bättre för dig. Kanske har de sett ett behov hos ditt företag som du inte har tänkt på? Efter ditt inledande möte med
leverantören kan du behöva skriva om din nya kravlista. Tänk på att alltid utgå från dina behov så att du inte lägger till för mycket ”kanvara-bra-att-ha-saker” (som oftast inte är särskilt bra att ha ändå).
4. När du känner dig klar med kravlistan och din behovsanalys tar du ny kontakt med leverantören och åtminstone en aktör till så att du har något att jämföra med. Genomför sedan del 3-7 av inköpsskolan på nytt.
Tänk på!
• En vanlig fallgrop är att köra på som vanligt utan att stanna upp och se över vilka behov som finns just nu och framöver.
• Kom ihåg att kontinuerligt jämföra din nuvarande leverantör med konkurrenterna. Det kan verka självklart, men om en leverantör skött sig bra under en lång period kan tröskeln för att börja se sig om efter en ny leverantör kännas ganska hög.
• Om relationen är bra ska du också kunna ställa höga krav på pris, leverans och tillgänglighet. Var inte rädd för att säga vad du vill
förbättra – ingen kan läsa dina tankar.
Som kund ska du så klart ställa krav − men gör det med fakta. Annars är risken stor att du inte blir tagen på allvar. En vanlig orsak till att problem aldrig blir lösta är att kunden har svårt att beskriva grundproblemet och istället enbart fokuserar på en bieffekt vid klagomål hos leverantören.
Börja med att ta en dialog med leverantören och var noggrann i din beskrivning av vad du tycker är fel. Svepande beskrivningar som
inte kan stödjas i fakta är svåra att åtgärda för leverantören även om de vill. Med fakta kan du verkligen visa på de problem som finns. Var beredd på att ge leverantören tillgång till den information de behöver för att rätta till problemet.
En jurist kan vara din bästa vän ibland
Skulle problemen vara så stora att de stör verksamheten för mycket kan du behöva säga upp avtalet på grund av avtalsbrott (eller på
annat sätt vidta juridiska åtgärder). Rådgör alltid med en jurist så att du inte sätter dig i en situation som slår tillbaka mot dig själv.
Exempel
Säg att du har ett avtal som specificerar att leverans ska ske dagenefter beställning. Anteckna då ALLA gånger leverantören har missatdetta och visa leverantören svart på vitt hur det ligger till. Ställ krav på förbättringar, kom överens om när problemet ska vara åtgärdat och följ upp. Boka in ett möte en kort period efter deadline för att ytterligare sätta press på att det ska fungera.
Tänk på!
• Våga ställ krav!
• Var noggrann och stöd dina argument med fakta
• Undvik svepande anklagelser baserat på känslor
Administrering av företagets avtal kan se olika ut beroende på hur stort ditt företag är och vilken typ av avtal ni har. Viktigast är att ni har en samlad bild över avtalen och när de löper ut.
Ett litet företag med få avtal kan med fördel använda Excel eller Google Kalkylark för att skapa översikt. Det är dock mycket viktigt
att arket uppdateras kontinuerligt och att du har som rutin att kolla det varje månad för att inte missa något. Ett större eller mer
komplext företag kan behöva köpa ett avtalshanteringsprogram. Det finns ett antal sådana på marknaden (där Visma Proceedo hör
till de mest kända).
Håll koll på när dina avtal löper ut
Det finns många avtal som förlängs automatiskt. Utöver att du kan sitta låst med en produkt eller tjänst under längre tid än du hade
tänkt dig kan den extra perioden bli riktigt dyr i förhållande till vad du får. Därför är det väldigt viktigt ha koll på när avtal ska sägas
upp, och att i tid lämna en skriftlig uppsägning för formalitetens skull. Du vill inte hamna i en situation där du inte har sagt upp
avtalet och förhandlingen strandar i att avtalet förlängs som det är. Då är du helt utlämnad till motpartens välvilja och kan inte välja ett annat alternativ.
Exempel
• Kaffemaskiner hyrs oftast på 36 månader, vilket innebär att leverantören räknar med att skriva av maskinen på den tiden. Sägs
inte avtalet upp, utan löper på i ytterligare 12 månader, betalar du samma summa. Men leverantören har egentligen ingen kostnad för maskinen. Är du nöjd med maskinen och vill ha kvar den är det en bra idé att bara behålla serviceavtalet. Viktigt att poängtera är att du får stå för kostnaden om maskinen går sönder.
Tänk på!
• Var noga med att få en samlad bild av era befintliga avtal och se till att ni har ett strukturerat sätt att uppdatera dem.
• I de fall då du har ett flerårsavtal ska du alltid säga upp och se över avtalet när den inledande bindningstiden går ut.
• Tänk på att säga upp avtalet i tid! Ett vanligt misstag är att missa uppsägningstiden så att avtalet förlängs mot din vilja.
