Tillbaka till huvudmeny

Hur fyller vi vårt e-arkiv?

De senaste fem åren har cirka hälften av Sveriges kommuner upphandlat e-arkiv till sina verksamheter. Det är en positiv utveckling som till stor del har möjliggjorts av Riksarkivet och SKR Kommentus Inköpscentrals tydliga inriktning mot gemensamma standarder och ramavtal.

mapp-dokument

Att köpa in ett e-arkiv är dock bara början på resan. När ett e-arkiv väl är etablerat behöver det fyllas med information för att bli användbart. Den processen kallas för att avställa information.

Extrahera information som har en specifik ordning från ett system och importera till ett annat system/arkiv med en annan ordning.

Det är i samband med avställning som utmaningarna ofta dyker upp. En typisk kommun har några hundra system som innehåller verksamhetsinformation. Bara en handfull av dessa har färdiga funktioner för att avställa information till ett e-arkiv. Övriga behöver hanteras på något annat sätt.

På engelska finns det ett begrepp som heter ETL. Det står för Extract, Transform and Load. På svenska kan vi översätta det till extrahera, transformera och överföra, vilket beskriver avställningsprocessen tre huvudsteg på ett bra sätt.

1. Extrahera. Den information som ska avställas behöver lämnas ut eller hämtas från den plats  eller källa där den finns idag. I de flesta fall är informationen lagrad i en databas i ett verksamhetssystem, men det kan t ex även vara en filyta av något slag.

2. Transformera. När informationen är hämtad behöver den mappas och paketeras till ett format som lämpar sig för arkivering. I det här steget är det även vanligt att genomföra konvertering av filer till arkivbeständigt format. 

3. Överföra. Innan den paketerade informationen kan arkiveras måste den överföras till arkivet. Det sker med fördel med hjälp av en integrationsplattform, men kan även ske manuellt.

Läs mer om e-arkiv här.

Inlägget är skrivet av Tobias Norrfors, produktägare på Ciceron e-arkiv.

Mest populära

  • Gratis mall till bilpolicy för tjänstebil

    Bilpolicy – gratis mall till företaget

    Med en tjänstebilspolicy undviker företaget missförstånd med sina anställda. Där kan bland annat kostnader och miljöaspekter regleras på ett smidigt sätt. Ladda ner vår kostnadsfria mall och slipp onödiga problem.

  • Personalhandbok – gratis mall

    Personalhandbok – gratis mall för företag

    En bra personalhandbok ger medarbetare stenkoll på rutiner, plikter och rättigheter. Här samlas info om företagskultur, arbetstider och semester. Med vår nya mall har ni snart en uppdaterad personalhandbok på plats.