Tillbaka till huvudmeny

Hur fyller vi vårt e-arkiv?

De senaste fem åren har cirka hälften av Sveriges kommuner upphandlat e-arkiv till sina verksamheter. Det är en positiv utveckling som till stor del har möjliggjorts av Riksarkivet och SKR Kommentus Inköpscentrals tydliga inriktning mot gemensamma standarder och ramavtal.

mapp-dokument

Att köpa in ett e-arkiv är dock bara början på resan. När ett e-arkiv väl är etablerat behöver det fyllas med information för att bli användbart. Den processen kallas för att avställa information.

Extrahera information som har en specifik ordning från ett system och importera till ett annat system/arkiv med en annan ordning.

Det är i samband med avställning som utmaningarna ofta dyker upp. En typisk kommun har några hundra system som innehåller verksamhetsinformation. Bara en handfull av dessa har färdiga funktioner för att avställa information till ett e-arkiv. Övriga behöver hanteras på något annat sätt.

På engelska finns det ett begrepp som heter ETL. Det står för Extract, Transform and Load. På svenska kan vi översätta det till extrahera, transformera och överföra, vilket beskriver avställningsprocessen tre huvudsteg på ett bra sätt.

1. Extrahera. Den information som ska avställas behöver lämnas ut eller hämtas från den plats  eller källa där den finns idag. I de flesta fall är informationen lagrad i en databas i ett verksamhetssystem, men det kan t ex även vara en filyta av något slag.

2. Transformera. När informationen är hämtad behöver den mappas och paketeras till ett format som lämpar sig för arkivering. I det här steget är det även vanligt att genomföra konvertering av filer till arkivbeständigt format. 

3. Överföra. Innan den paketerade informationen kan arkiveras måste den överföras till arkivet. Det sker med fördel med hjälp av en integrationsplattform, men kan även ske manuellt.

Läs mer om e-arkiv här.

Inlägget är skrivet av Tobias Norrfors, produktägare på Ciceron e-arkiv.

Mest populära

  • Kan arbetsgivare betala ut pengar istället för semester?

    När semesteråret når sitt slut, och de anställda har semesterdagar kvar, vad kan du som arbetsgivare göra? Kan du betala ut pengar istället för att ge medarbetaren semester? Det är en vanlig fråga, och svaret finns i semesterlagen.

  • Det här innebär nya LAS för offentlig sektor

    Nyligen lade regeringen en proposition på en lagförändring rörande arbetsrätten, kallat nya LAS. Den nya lagen förväntas träda i kraft den 30 juni 2022 och börja tillämpas den 1 oktober 2022.

  • Räknas restid som arbetstid?

    Betald restid – en definitionsfråga med flera svar. Många yrkesgrupper spenderar många timmar i veckan på att resa mellan olika projekt eller arbetsplatser. Det finns tillfällen då restid räknas som arbetstid. Däremot räknas inte resan till och från den ordinarie arbetsplatsen som restid – dina medarbetare har alltså inte rätt till kompensation för tiden de lägger på att ta sig till arbetet.