Ja så är man där igen, det är bokslutstider och det är snabba puckar som gäller, särskilt nu innan jul och för många av er så har ni årsbokslut. Du har säkert dina års- och periodrutiner som du varvar med olika avstämningar, bokningar och ombokningar som ska dokumenteras och sedan godkännas. Jag förstår att det är en stressig period där du dessutom ska sköta julhandeln och paketinslagning.
Godkännas ja, just de där momenten kan ju vara lite svettiga. Att få cheferna att attestera, vissa ombokningar och justeringar, enligt den process du faktiskt har på företaget. Papper och underlag för detta får då först skrivas ut och sen med snabba steg gå bort till kollegans kontorsrum, så att du kan få signaturen i bläck, bara för att finna att stolen är tom…
Men du ger inte upp så lätt utan lägger dem på skrivbordet så kollegan ser detta när hen kommer tillbaka. Tyvärr är dina papper inte de enda på kollegans skrivbord. Det är nu du får den briljanta idéen att ta fram en röd (det är ju snart jul) mapp som du fäster en post-it på med uppmaningen att attestera snarast. Och för att vara på den säkra sidan så placerar du mappen på kollegans stol. Då går den inte att missa.
Nöjd går du tillbaka till din plats och väntar in att få tillbaka alla dokument med signatur så du kan registrera dessa bokföringsordrar i systemet.
Förhoppningsvis så får du tillbaka den röda mappen på ditt skrivbord (eller stol) i dag eller så får du gå och kolla lite då och då i ditt postfack under morgondagen.
Attestera digitalt
Känner du igen dig i texten ovan? Du är inte ensam i så fall. Vi har alla varit där. En hel del av oss är där fortfarande. Men det behöver inte vara så. Tänk vad bra det vore om du kunde registrera denna som elektronisk bokföringsorder istället? Och sedan tilldela bokföringsordern en attestant och skicka ut den på ett elektroniskt attestflöde, samtidigt som du du skapar bokföringsordern? Då skulle attestanten får en länk i ett mail för att kunna se bokföringsordern med ev bilagor och direkt kunna attestera var man än befinner sig. Attestanten skulle dessutom enkelt kunna kommentera vid godkännande eller för den delen avvisandet av bokföringsordern. Och allt detta skulle sparas digitalt men allt vad det innebär med sökbarhet, mindre papper, etc.
Här kan Visma med attesttjänsten Visma.net Approval underlätta för dig genom att du kan attestera elektroniskt helt digitalt. Det gör du från vilken enhet som helst. Dator, surfplatta eller smartphone spelar ingen roll. Så nästa gång du står i kön för att slå in dina paket och det plingar till i fickan kan det vara en bokföringsorder som ska godkännas, vilket du gör med ett knapptryck.
