7 steg för dig som vill kickstarta företagets digitalisering – inkommande fakturor

Inkommande fakturor. Bild: Freepic

Nyligen presenterades Vismas Digitaliseringsindex 2019, en rapport skapad utifrån resultatet av undersökningen med samma namn med fokus på svenska företags digitaliseringsmognad. Rapporten baseras på svar från 564 personer, i huvudsak beslutsfattare på företag med fler än 25 anställda. På sju frågor rörande de vanligaste ekonomiska processerna fick de tillfrågade uppskatta digitaliseringsgraden i sin verksamhet.  

I det här och ytterligare sex blogginlägg kommer jag titta lite närmare på respektive fråga i undersökningen och förhoppningsvis kunna ge lite inspiration kring digitalisering och vad det kan göra för dig och din verksamhet.

Först ut är frågan: Hur stor procentandel (%) av verksamhetens fakturor tas emot helt digitalt direkt in i ekonomi- eller affärssystemet (det vill säga inte via mejl eller post)?

Index för frågan baserat på dem som angett att de har möjlighet att ta emot fakturor digitalt landar på 51 procent, vilket visar att många tar emot fakturor digitalt men att långt ifrån alla gör det fullt ut.

Vi kan också se att en betydande andel företag ännu inte kommit igång med att ta emot fakturor digitalt. Av de svarande i undersökningen anger 25 procent att de inte har eller använder sig av den specifika processen.

Bli mer effektiv och ha roligare på jobbet

I en helt automatiserad fakturahantering läses fakturan i affärssystemet, konteras enligt förbestämda regler och, om allt är som det ska, granskas och attesteras utan någon manuell handläggning. Ekonomiavdelningen slipper hantera återkommande fakturor från kända leverantörer och behöver bara bry sig om att hantera avvikelser. Det sparar en hel del tid och pengar och så gör ju e-fakturor såklart även miljön en tjänst.

Med hela fakturaflödet i en lösning kan du istället lägga dina resurser på det som skapar mest nytta för dig och ditt företag och som gör jobbet roligare. Jag vågar påstå att vi är ganska många där ute som vill slippa hålla på med papper, pärmar och onödig administration.

För den som vill kickstarta digitaliseringen av inkommande fakturor vill jag ge några tips:  

  •  Våga släpp taget om manuella processer. Du får till och med mer kontroll över fakturorna med automatiserade flöden.
  •  Starta övergången till e-faktura med kända leverantörer som skickar fakturor regelbundet…
  • … och börja därefter bearbeta övriga leverantörer att skicka fakturor elektroniskt.
  • Inkludera ekonomiavdelningen och medarbetarna i hur er fakturaprocess bör automatiseras. De sitter garanterat på massor av värdefull information om företagets fakturarutiner.
  • Ta hjälp av konsulter eller systemleverantörer med erfarenhet av automatisering om övergången till e-fakturor känns krångligt.

Vill du veta mer om hur digitaliserade svenska företag är och var ni själva enkelt kan börja? Läs Vismas Digitaliseringsindex 2019.

Ladda hem rapporten

 

1