Inkommande fakturor. Bild: Freepic

7 steg för dig som vill kickstarta företagets digitalisering – inkommande fakturor

Nyligen presenterades Vismas Digitaliseringsindex, en undersökning som visar hur pass digitaliserade svenska företag och kommuner är. Med över 1200 svar från vd:ar och ekonomichefer i företag och offentlig sektor är undersökningen unik i sitt slag. På sju frågor rörande de vanligaste ekonomiska processerna fick de tillfrågade uppskatta digitaliseringsgraden i sin verksamhet.  

I det här och ytterligare sex blogginlägg kommer jag titta lite närmare på respektive fråga i undersökningen och förhoppningsvis kunna ge lite inspiration kring digitalisering och vad det kan göra för dig och din verksamhet.

Först ut är frågan: Till hur stor andel (%) uppskattar du att era leverantörer skickar fakturor digitalt direkt (ej e-post) till ert ekonomi-, affärs- eller fakturahanteringssystem?

Svaret fick ett förvånansvärt lågt index, 22,6%, med tanke på att det är enkelt att automatisera inkommande fakturor och det finns mycket att vinna för både företag och medarbetare.

Bli mer effektiv och ha roligare på jobbet

I en helt automatiserad fakturahantering läses fakturan i affärssystemet, konteras enligt förbestämda regler och, om allt är som det ska, granskas och attesteras utan någon manuell handläggning. Ekonomiavdelningen slipper hantera återkommande fakturor från kända leverantörer och behöver bara bry sig om att hantera avvikelser. Det sparar en hel del tid och pengar och så gör ju e-fakturor såklart även miljön en tjänst.

Med hela fakturaflödet i en lösning kan du istället lägga dina resurser på det som skapar mest nytta för dig och ditt företag och som gör jobbet roligare. Jag vågar påstå att vi är ganska många där ute som vill slippa hålla på med papper, pärmar och onödig administration.

För den som vill kickstarta digitaliseringen av inkommande fakturor vill jag ge några tips:  

  •  Våga släpp taget om manuella processer. Du får till och med mer kontroll över fakturorna med automatiserade flöden.
  •  Starta övergången till e-faktura med kända leverantörer som skickar fakturor regelbundet…
  • … och börja därefter bearbeta övriga leverantörer att skicka fakturor elektroniskt.
  • Inkludera ekonomiavdelningen och medarbetarna i hur er fakturaprocess bör automatiseras. De sitter garanterat på massor av värdefull information om företagets fakturarutiner.
  • Ta hjälp av konsulter eller systemleverantörer med erfarenhet av automatisering om övergången till e-fakturor känns krångligt.

Vill du veta mer om hur digitaliserade svenska företag är och var ni själva enkelt kan börja? Läs Vismas Digitaliseringsindex 2016.

Ladda hem rapporten

 

Christian Sjöstrand är copywriter på Visma Software. Med passion för kommunikation och innovation är han särskilt intresserad av interaktionen mellan människor och digital teknik.
Kom i kontakt med Christian: